9.1 - Le ditte estere dicono di non avere firma digitale e chiedono di inviare i documenti con firma olografa., cosa rispondere ?
Sia per contraenti UE che extra EU, sarà opportuno definire preliminarmente la tipologia di firma che si intende utilizzare [cfr. policy di ateneo § 6 e 11]. Questa attività può essere chiamata “definizione di utilizzo della Firma Elettronica Qualificata” e si richiameranno le indicazioni del Regolamento e-IDAS n.910/2014. [cfr. policy di ateneo § 4 e 5]. Lato Politecnico di firmerà con una firma PADeS, accettando comunque FSQ/QES dalla controporte. Si registrerà tutta la documentazione (compresi gli accordi preliminari) che hanno portato alla firma finale del contratto [cfr. policy di ateneo § 6].
9.2 - In qualità di DEC dei contratti di consulenza produco (in accordo con il responsabile del servizio esterno), verbali di servizio e consuntivi delle ore lavorate da parte del personale esterno. Entrambe le aziende non adottano la firma digitale in quanto sostengono che la stessa è in possesso solo di amministratori delegati e figure di vertice. come mi devo comportare ?
Tutta la documentazione relativa ai contratti (compresi quindi i verbali di stato di avanzamento e consuntivi) dovrà essere gestita con firma digitale [cfr Policy di Ateneo § 11].
9.3 - Le Prefetture - soprattutto per i certificati di carriera relativi a cittadini stranieri - richiedono la documentazione in formato cartaceo, come fare ?
Questi casi rientrano nelle eccezioni previste anche dalla Policy di Ateneo [cfr Policy di Ateneo § 10], segnalando l’anomalia al Responsabile della Transizione al Digitale.
9.4 - Nell’ambito di un progetto formativo di tirocinio, la struttura convenzionata richiede firma non digitale, come devo comportarmi ?
Tutta la documentazione relativa ai contratti (comprese le fasi di avanzamento di un progetto formativo) dovrà essere gestita con firma digitale. Le caratteristiche di gestione dei documenti digitali (formati file e tipologia di firma) saranno oggetto di specifiche voci nei bandi [cfr Policy di Ateneo § 11] e comunque di definizione preliminare alla sottoscrizione dell’accordo [cfr Policy di Ateneo § 6] ricordando che anche il tirocinante dovrà dotarsi di firma digitale [cfr Policy di Ateneo § 9].
9.5 - Come fare per gestire i registri delle presenze dei tirocinanti, fin qui gestiti in forma cartacea ?
Potrebbe essere utile valutare – caso per caso – altra modalità di gestione delle presenze. Se la procedura prevede una firma olografa a testimonianza inoppugnabile della presenza del soggetto, allora il tirocinante si dovrà dotare di firma digitale [cfr Policy di Ateneo § 9].
9.6 - I membri di commissione se docenti esterni non hanno la firma digitale, come procedere ?
Tutti i commissari (Italiani e stranieri) dovranno firmare in conformità al CAD: per commissari italiani = Firma Digitale/Firma Elettronica Qualificata, per commissari EU o extra EU, si verificherà preliminarmente la possibilità di avere firme FEQ/QES [cfr Policy di Ateneo § 4, 5, 8 e 9].
9.7 - Allo scadere della validità della firma, aprendo il PDF del documento precedentemente firmato la firma risulta non valida in quel momento, cosa rispondere a chi ci obietta la non validità della sottoscrizione ?
L’importante è che il certificato di firma sia valido all’atto dell’apposizione della firma, in seguito può naturalmente scadere. La registrazione a protocollo associa una data certa al documento firmato, contestualizzando il certificato di firma [cfr Policy di Ateneo § 7].
9.8 - Lo studente, il docente e il ricercatore finanziato da ente terzo non dispongono di firma digitale, come procedere ?
Tutte le persone che collaboreranno – a vario titolo – alle attività di ricerca e di didattica dovranno essere dotati di firma digitale. Se questo dispositivo sarà fornito dall’Ateneo e dovrà essere un dispositivo “personale”, dipende da come la figura del collaboratore si colloca nella tabella 1 della Policy di Ateneo. Sarà opportuno indicare, in fase preliminare alla firma di ciascun contratto, la volontà dell’Ateneo a recepire solo firme digitali [cfr. policy di ateneo § 11] affinché tutte le parti arrivino alla firma con la dotazione necessaria [cfr. policy di ateneo § 9].