Le fasi del processo di conservazione
Le fasi del processo di conservazione, descritte nelle Linee Guida Agid, nel caso di esternalizzazione del servizio, rinviano ai manuali di conservazione del Conservatore, nel nostro caso a CINECA.
Il processo di conservazione è infatti attivato sulla base del manuale di conservazione, nonché degli accordi di versamento e dei contratti sottoscritti con il Conservatore, in cui sono definite le varie fasi, a partire dal versamento degli oggetti da conservare (documenti informatici e aggregazioni documentali informatiche) da parte dell’Ateneo.
Le fasi – tutte riferite alle funzionalità del sw CONSERVA – possono essere così sintetizzate:
- acquisizione da parte del sistema di conservazione del pacchetto di versamento (prodotto in ambito Titulus 5) per la sua presa in carico in CONSERVA;
- verifica che il pacchetto di versamento e gli oggetti digitali contenuti siano coerenti con le modalità previste dal manuale di conservazione e con quanto indicato nelle Linee guida, allegato 2 “Formati di file e riversamento” relativo ai formati;
- rifiuto del pacchetto di versamento, nel caso in cui le verifiche di cui alla lettera b) abbiano evidenziato delle anomalie;
- generazione, anche in modo automatico, del rapporto di versamento relativo ad uno o più pacchetti di versamento, univocamente identificato dal sistema di conservazione e contenente un riferimento temporale, specificato con riferimento al Tempo universale coordinato (UTC), e una o più impronte, calcolate sull’intero contenuto del pacchetto di versamento, secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione;
- sottoscrizione del rapporto di versamento con la firma digitale o firma elettronica qualificata o avanzata apposta dal Responsabile della conservazione o dal Responsabile del servizio di conservazione, ove prevista nel manuale di conservazione;
- preparazione, sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica – qualificata o avanzata – del Responsabile della conservazione o del Responsabile del servizio di conservazione o con il sigillo elettronico – qualificato o avanzato – apposto dal Conservatore esterno, nonché gestione del pacchetto di archiviazione sulla base delle specifiche della struttura dati indicate dallo standard UNI 11386 e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione;
- ai fini dell’esibizione richiesta dall’utente, preparazione e sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata o avanzata del Responsabile della conservazione o del Responsabile del servizio di conservazione, oppure apposizione del sigillo elettronico qualificato o avanzato, secondo le modalità indicate nel manuale di conservazione, di pacchetti di distribuzione che possono contenere parte, uno o più pacchetti di archiviazione;
- ai soli fini della interoperabilità tra sistemi di conservazione, produzione di pacchetti di distribuzione coincidenti con i pacchetti di archiviazione o comunque contenenti pacchetti di archiviazione generati sulla base delle specifiche della struttura dati indicate dallo standard UNI 11386 e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione;
- produzione di duplicati informatici o di copie informatiche effettuati su richiesta degli utenti in conformità a quanto previsto dalle Linee guida;
- produzione di copie informatiche tramite attività di riversamento al fine di adeguare il formato alle esigenze conservative di leggibilità nel tempo in base alle indicazioni previste dalle Linee guida, allegato 2 “Formati di file e riversamento”;
- eventuale scarto del pacchetto di archiviazione dal sistema di conservazione alla scadenza dei termini di conservazione previsti dalla norma o secondo quanto indicato dal piano di conservazione del Titolare dell’oggetto di conservazione e rispetto delle procedure descritte nelle Linee guida 4.11;
Per le fasi sopra elencate, si rinvia a quanto descritto nel manuale di conservazione e negli accordi di versamento e contratti sottoscritti con il Conservatore