[da “Che cos’è un Repertorio?” E. Rossini e R. Amici 08/07/2020]
“Con repertorio s’intende una forma di aggregazione documentale che riunisce documenti aventi stessa forma (tipologia di atto) e provenienza (prodotti dallo stesso ufficio), ma difformi per contenuto, ed ordinati in sequenza cronologica. Da tale sequenza deriva il numero identificativo progressivo (numero di repertorio), che ha valenza probatoria. Il repertorio può essere considerato quindi come una forma di organizzazione ed ordinamento dei documenti su base cronologica, e allo stesso tempo, una forma di registrazione parallela al registro di protocollo.”
Il primo reperotrio costituito in Titulus è stato il repertorio DECRETI (2/1/2007), mentre nel 2009 si istituiscono i repertori “CONTRATTI-CONVENZIONI” e “CONTRATTI in forma pubblico amministrativa”. In questa sezione vengono illustrati i principali repertori attivi al 30/6/2023, presentati – per comodità espositiva – secondo diverse aree funzionali:
La possibilità di effettuare registrazioni in uno o più repertori è subordinato all’autorizzazione che ogni operatore-Titulus può avere.
Se il proprio profilo di abilitazione (vedi PROFILI nella sezione ORGANIZZAZIONE) prevede la possibilità di registrare utilizzando un certo repertorio, avremo l’autorizzazione all’inserimento (I), se potremo vedere i repertori assegnati alla nostra UOR, saremo nella modalità visualizzazione (V). I profili di amministrazione sistema ed alcune figure apicali, avranno la visione completa (C) dei repertori.
Albo Ufficiale di Ateneo – albo online
Repertorio obbligatorio, gestito esclusivamente dalla UOP principale di Ateneo.
Accordo di Versamento: ALBO.PM – CONTR^PoliCle-20220024084
Dal 2017 la pubblicazione all’Albo Ufficiale di Ateneo è integrata nel registro di protocollo informatico (Titulus) ed i provvedimenti sono accessibili dalla home page di Ateneo (www.polimi.it > Il Politecnico > Albo Ufficiale di Ateneo).
La gestione dell’Albo on line è affidata alla Unit SMRA mentre la verifica della regolarità tecnico-amministrativa dell’atto spetta al responsabile del procedimento amministrativo.
Si rimanda alla procedura albo on line dalla quale si anticipano tre raccomandazioni base:
– Occhio all’oggetto – l’oggetto utilizzato per descrivere il documento in fase di protocollazione, sarà lo stesso che comparirà nelle pagine on line dell’Albo Ufficiale di Ateneo, quindi: frasi brevi, con senso compiuto e con riferimenti coerenti tra il bando e l’oggetto stesso;
– Stesso RPA – il documento protocollato ed il documento da pubblicare all’albo devono avere lo stesso RPA. Nessuno vieta che – una volta gestita la semplice procedura di avvio alla pubblicazione all’Albo – si operi un cambio di RPA (per tornare ad una coerenza di gestione e di fascicolazione)
– Obbligo file associati – sarà obbligatorio associare ad una registrazione a protocollo il file del provvedimento descritto. Come per altri passaggi – quali la descrizione degli allegati o la classificazione – anche in questo caso, se non si ha associato un file prima di completare la registrazione, questa non viene resa possibile
Ma perché un albo line ?
“La Legge 7 agosto 1990, n. 241 in materia di procedimento amministrativo stabilisce il diritto dei cittadini di prendere visione e di estrarre copia dei documenti le cui finalità siano considerate rilevanti per il pubblico, è per questo motivo che le PA sono tenute a pubblicare all’ALBO che con la Legge del 18 giugno 2009, n. 69 è obbligatoriamente on-line, le tipologie documentali che hanno effetto di pubblicità legale.
Per saperne di più a livello normativo sull’Albo on line si rimanda alle Linee guida sulla pubblicità legale dei documenti e sulla conservazione dei siti web delle PA pubblicate da Agid, maggio 2016. ”
[da Che cos’è un Repertorio? creato da , ultima modifica di Ramona Amici il lug 08, 2020]
ATTENZIONE AI TEMPI
Verranno pubblicate all’albo ufficiale di ateneo tutte le istanze che perverranno in bozza entro le ore 15.45 di ciascun giorno lavorativo.
Le richieste che perverranno dopo questo orario verranno pubblicate il primo giorno lavorativo successivo.
In sede di richiesta di pubblicazione si può indicare anche un giorno successivo a quello di compilazione.
La pagina web del nostro albo ufficiale viene aggiornata alle ore 9 / 11 / 13 / 15 / 17
Procedura di lavoro "ANTE"
La procedura albo on line illustra i passaggi dalla registrazione del documento da pubblicare alla sua richiesta di pubblicazione.
Ma anche ciò che si deve fare nel caso si voglia estendere il periodo di pubblicazione o si debba intervenire su un documento non ancora pubblicato.
Procedura di lavoro "POST"
Una volta terminata la pubblicazione, il documento esposto all’albo online è accessibile solo consultando il registro di protocollo, tramite ricerca del repertorio.
Avvisi e Bandi Interni
Repertorio “in partenza”, attivo dal 2017 , utilizzato da aree dell’AC e da strutture periferiche (dipartimenti e poli territoriali) per registrare documenti poi resi pubblici in siti dedicati di Ateneo.
Comunicazioni MIUR
Repertorio “in arrivo”, attivo dal 2013, gestito dalla UOP principale di Ateneo
Dal 2013 le circolari in arrivo dal Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca (MIUR) indirizzate al Rettore e/o al Direttore Generale, vengono periodicamente registrate in questo repertorio, cui hanno visibilità le figure apicale dell’Amministrazione centrale, e chi da loro delegato.
Progetti di Ricerca (IPR)
Repertorio “in partenza”, attivo dal 2020, utilizzato da aree dell’AC e da strutture periferiche (dipartimenti e poli territoriali) per registrare documenti relativi a progetti di ricerca.
Decreti
Repertorio “in partenza”, tutti i profili Titulus sono abilitati a questo repertorio.
La prima registrazione è del 2007, gli originali – nel 2007 – sono ancora cartacei e raccolti in archivio di deposito.
Dal 1 settembre 2016 (vedi decreto prot 57830_2016) si introducono nuovi obblighi in merito alle registrazioni a questo repertorio.
Repertorio Incarichi
Repertorio “in partenza”, attivo dal 2021, gli operatori Titulus da abilitare a questo repertorio sono individuati dal servizio Gestione Finanziaria (dott. Polverino).
Repertorio MISSIONI
Repertorio “in partenza”, attivo dal 2021, gli operatori Titulus da abilitare a questo repertorio sono individuati dal servizio Gestione Finanziaria (dott. Polverino).
Repertorio RDA-CASSA
Repertorio “in partenza”, attivo dal 2022, gli operatori Titulus da abilitare a questo repertorio sono individuati dal servizio Gestione Finanziaria (dott. Polverino) in accordo con il servizio Economato dell’Ateneo.
Repertorio CARTE
Repertorio “tra uffici”, attivo dal 2021, gli operatori Titulus da abilitare a questo repertorio sono individuati dal servizio Gestione Finanziaria (dott. Polverino).
Registro informatico giornaliero di protocollo
Repertorio obbligatorio, gestito in modalità web service.
La particolarità di questo repertorio è di essere costituito da documenti “non protocollati” e di seguire le “istruzioni_per_la_produzione_e_conservazione_registro_giornaliero_di_protocollo ” a cura di AGID (01/10/2015).
Come da prescrizione, il contenuto di questo repertorio è stato da subito oggetto di versamento in conservazione.
Qui sotto il file .xml in lettura:
Rapporto di versamento
Repertorio “in arrivo”, attivo dal 2015, a cura di CINECA (sw CONSERVA). Raccoglie tutti i rapporti di versamento relativi ai documenti oggetto di accordo. I file sono in formato XML.
Contratto
E’ definito dall’art. 1321 c.c. come “l’accordo di due o più parti per costituire, regolare o estinguere tra loro un rapporto giuridico patrimoniale”.
All’interno del nostro Ateneo, la procedura per la sottoscrizione di un contratto è che la nostra controparte firmi per prima e noi concludiamo l’atto apponendo la nostra firma. Perfezionato il documento si effettuerà la registrazione al repertorio Contratti – Convenzioni.
Se viceversa siamo i primi a firmare, riceveremo il contratto già firmato e la sua registrazione dovrà essere fatta utilizzando il repertorio Contratti – Convenzioni (in arrivo) e sarà importante dare notizia alla UOP centrale di protocollo – preferibilmente con una email a protocollo@polimi.it – dell’imminente arrivo di un contratto da registrare.
Contratti – Convenzioni
Repertorio “in uscita”, attivo dal 2009, gestito da tutte le UOP dell’Ateneo.
Con il repertorio Decreti, uno dei più popolati ed utilizzati repertori dell’Ateneo, con una media di circa 20.000 registrazioni l’anno.
Di prassi, all’interno del nostro Ateneo, la procedura per la sottoscrizione di un contratto è che la nostra controparte firmi per prima e noi concludiamo l’atto apponendo la nostra firma. Perfezionato il documento si effettuerà la registrazione in questo repertorio.
Contratti – Convenzioni (in arrivo)
Repertorio “in entrata”, attivo dal 2018, gestito dalla UOP principale di Ateneo.
Nell’ambito della predisposizione di un contratto se siamo i primi a firmare il documento e lo inviamo alla controparte, lo riceveremo il contratto già perfezionato e la sua registrazione dovrà essere fatta utilizzando il repertorio “Contratti – Convenzioni (in arrivo)” e sarà importante dare notizia alla UOP centrale di protocollo – preferibilmente con una email a protocollo@polimi.it – dell’imminente arrivo di un contratto da registrare.
Contratti Mercato Elettronico delle PA (MEPA)
Repertorio “in uscita”, attivo dal 2013, gestito da tutte le UOP dell’Ateneo.
Il Mepa di Consip, Mercato elettronico della Pubblica amministrazione, è un luogo virtuale per gli acquisti in rete della PA. Uno strumento digitale attraverso il quale le PA possono acquistare beni e servizi offerti da fornitori abilitati, per importi inferiori alla soglia comunitaria prevista di 207.000 euro. (fonte: https://www.agendadigitale.eu/procurement/come-migliorare-il-mepa-agendo-sui-processi-e-non-sulla-piattaforma/).
Nell’oggetto sarà facile trovare i dati della stipula MEPA e i dati relativi alle RdA (Richieste di Acquisto) dell’Ateneo.
Contratti in forma pubblica amministrativa
Repertorio in uscita, attivo dal 2009, gestito dall’ufficiale rogante del nostro Ateneo e da incaricati del suo servizio.
La stipulazione dei contratti in cui uno dei contraenti sia una pubblica amministrazione deve avvenire sempre per iscritto. Una delle forme possibili, è la “forma pubblica-amministrativa”, che al Politecnico di Milano viene adottata per contratti il cui valore è superiore ai 100 000,00 Euro. In questo caso l’atto è ricevuto, anziché dal notaio, da un ufficiale dell’amministrazione stessa, nominato Ufficiale rogante.
Il repertorio è attivo dal 2009, inizialmente ancora con doppia annotazione su registro cartaceo (la numerazione è riportata nella scheda, in nota). Dal 2014, i contratti registrati sono firmati digitalmente.
Fin dal 2009 – in occasione dell’attivazione del repertorio “Contratti in forma pubblica amministrativa” – si è provveduto a produrre un “estratto” dal registro di protocollo, da produrre all’Agenzia delle Entrate, la quale apponeva la sua vidimazione su una delle due copie prodotte. La validazione del Registro, a cura dell’Agenzia delle Entrate, avviene su un estratto del repertorio (vedi esempio qui sotto).
Dal I quadrimestre 2022 (prot. 249336 /2022) l’Agenzia delle Entrate comunica che:
4-quater. In deroga a quanto previsto dal comma 4-ter, la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto sono, in ogni caso, considerate regolari in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge o di conservazione sostitutiva digitale ai sensi del codice di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza.
Si interrompe la prassi della vidimazione di questa documentazione e di fatto determina la chiusura del repertorio dei “Registri vidimati Contratti in forma pubblica amministrativa” attivo dal 2017 al 2021, che ne raccoglieva gli esiti.
Ufficiale Rogante
Nella pubblica amministrazione italiana, è un funzionario autorizzato a redigere con le richieste formalità, documenti in forma pubblica amministrativa, aventi efficacia di atto pubblico come quelli rogati da un notaio, ai sensi dell’art. 2699 del codice civile italiano.
Al Politecnico di Milano:
dal 2009-2013 – dott. Recubini
dal 2014-2020 – dott. Cavazzana
dal 2021- – dott.ssa Chiesa
Verbale
“Documento redatto da un pubblico ufficiale, o da chi è investito di questa specifica funzione, allo scopo di attestare e ricordare, in forma sintetica ma completa ed esauriente nei dati essenziali, fatti, procedimenti e avvenimenti di varia natura.” (dizionario Treccani, 2023)
Verbali
Repertorio “in uscita”, attivo dal 2016, gestito da tutte le UOP dell’Ateneo.
Repertorio disponibile per registrare documenti assimilabili alla forma del “verbale”, sia in ambito dipartimentale, sia nelle aree dell’AC. Dal 2022 è molto utilizzato anche per formalizzare documenti di contenuto moto diverso tra loro, quali ad esempio “l’estrazione dei nominativi per la Commissione Giudicatrice per la gara europea” o “la seduta straordinaria della Commissione Elettorale”
Verbali d’area
Repertorio “in uscita”, attivo dal 2018, gestito da tutte le UOP dell’Ateneo.
Repertorio che nasce dalla necessità di formalizzare e condividere – in formato nativo digitale – i verbali relativi a gare per forniture di beni o servizi.
La serie archivistica Organi Collegiali
La serie archivistica relativa alle sedute degli Organi collegiali costituisce una serie di estrema importanza ed è oggetto dell’attività triennale Progetto di digitalizzazione dei verbali degli Organi Collegiali.
Verbale Senato Accademico
Repertorio “in uscita”, attivo dal 2016, gestito dalla UOR Servizio organi collegiali e sue successive denominazioni.
Il Senato è l’organo che indirizza e programma lo sviluppo dell’Ateneo, con particolare riguardo alla didattica e alla ricerca, vigilando sul funzionamento complessivo dell’istituzione.
Verbale Consiglio di Amministrazione
Repertorio “in uscita”, attivo dal 2015, gestito dalla UOR Servizio organi collegiali e sue successive denominazioni.
Il CdA è l’organo che, operando in coerenza con le scelte programmatiche e i criteri di utilizzazione delle risorse stabiliti dal Senato Accademico, ha funzioni normative, di indirizzo e di controllo della gestione amministrativa, economica e patrimoniale dell’Ateneo.
Verbali del Collegio dei Revisori
Repertorio “in uscita”, attivo dal 2015, gestito dalla UOR Servizio organi collegiali e sue successive denominazioni.
Il collegio dei revisori è titolare delle funzioni ad esso attribuite dal regolamento di autonomia finanziaria, fatta salva ogni altra attribuzione ad esso demandata dalla legge.
Il collegio dei revisori dei conti è composto da due magistrati della Corte dei conti, di cui uno con funzioni di presidente, e da un dirigente della Corte dei conti.
Consultazione serie archivistica Organi Collegiali
Le modalità di consultazione dei documenti informatici relativi ai verbali degli Organi Collegiali sono differenti in virtù degli anni a cui fanno riferimento:
- dal 2017 (mandato prof. Resta) ai giorni nostri, i documenti sono consultabili in formato nativo digitale, all’interno della sezione “Come fare per” della Intranet.
- dal 1994 (mandato prof. De Maio) al 2016 (mandato prof. Azzone) i verbali degli Organi Collegiali sono stati oggetto di recupero e dematerializzazione e sono invece disponibili per la consultazione in Titulus. Per poter accedere al servizio è necessario essere abilitati all’utilizzo del sistema di protocollo.
Per entrambe le modalità di accesso si rimanda a “Modalità di accesso e consultazione dei Verbali degli organi collegiali in formato digitale”, ricordando che l’accesso è riservato ad una utenza abilitata (personale docente e tecnico-amministrativo del Politecnico).
PROTOCOLLO RISERVATO
Tre repertori, in entrata, in uscita e tra uffici, attivi dal 2019 e gestiti dai profili indicati nel decreto che ne istituisce le funzioni.
Con l’istituzione dei questi repertori si introduce il tema della riservatezza a più livelli.
Infatti se si protocolla un documento inserendolo in un reperotrio alla cui abilitazione si accede solo su autorizzazione (primo livello) e si flegga sulla sua risevatezza nelle opportune masche di Titulus e si considera che non tutti sono autorizzati a vedere i documenti riservati (secondo livello), si ottiene una registrazione la cui visibilità è fortemente controllata.
Per rendere riservato un documento, occorre agire, nella scheda di registrazione, nella colonna a destra, nel settore visibilità (che di base è Predefinito = visibile).
Gestione del protocollo riservato
Dal 1 marzo 2019 (prot 27380_2019 Gestione documentale del protocollo riservato) con Decreto del Direttore Generale, è formalizzato l’uso del Protocollo Riservato.
Per antica prassi, la documentazione inerente a temi cui fosse necessario agire in regime di riservatezza, veniva si descritta a protocollo (sia pur con oggetti vaghi e mai espliciti) ma – nell’ambito del protocollo informatico – non veniva mai effettuata scansione e gli originali (cartacei) venivano trattenuti presso gli uffici che agivano il provvedimento. La possibilità e l’obbligo di gestire la documentazione in originale digitale, ha imposto il provvedimento di normativa interna.
Prima del dispositivo del marzo 2019 erano attivi i repertori:
- Repertorio segnalazioni Anticorruzione (Arrivo e Partenza) = una sola registrazione in arrivo, nel 2016;
- Segnalazione illeciti – entrata = una sola registrazione nel 2018;
che cessano le loro funzioni con la sua entrata in vigore.
Abilitazioni al protocollo riservato
Al solo personale abilitato all’uso del protocollo informatico Titulus, a questo link si trova la procedura per la gestione delle abilitazioni al protocollo riservato.
Repertorio Audit di Ateneo (documenti riservati)
Repertorio “tra uffici”, attivo dal 2021, su richiesta del servizio “Internal Auditing PCT” che ne cura le registrazioni.
I documenti registrati nel repertorio Audit di Ateneo, sono accessibili (come detentori della minuta, dell’originale o in cc) esclusivamente alle persone a ciò abilitate, specificatamente:
- il Rettore protempore;
- il Direttore Generale protempore;
- l’RPCT protempore;
- gli afferenti al Servizio Partecipazioni di Ateneo e Internal Auditing per la Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza.
Ed ancora ai:
- Prorettori (Prorettore Vicario, Prorettore delegato, Prorettori di Polo);
- Presidi di Scuola;
- Direttori dei Dipartimenti;
- Responsabili gestionali delle strutture (Dipartimenti, Poli e Scuole);
Per ulteriori dettagli si rimanda al “Regolamento della Funzione Internal Audit per la Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza”
UPD (arrivo, partenza, tra uffici) altamente confidenziale
Tre repertori, in entrata, in uscita e tra uffici, attivi dal 2017 e gestiti dai profili indicati nel decreto che ne istituisce le funzioni.
UPD sta per Ufficio dei Provvedimenti Disciplinari per il personale tecnico e di qualifica dirigenziale.
La documentazione relativa ad istruttorie aventi per oggetto il personale docente, non deve essere qui inserita, ma gestita nei repertori del PROTOCOLLO RISERVATO.
Del 29 novembre 2017 è la determina relativa al “Funzionamento dell’Ufficio Procedimenti Disciplinari in relazione ad illeciti disciplinari commessi dal personale tecnico-amministrativo e dal personale con qualifica dirigenziale del Politecnico di Milano” (cfr. prot. 112029/2017 – Modalità di funzionamento dell’Ufficio Procedimenti Disciplinari (UPD) ) dove nell’allegato 2 è definita la “Modalità di notifica e gestione documentale a protocollo” delle comunicazioni relative a questo ufficio. Le indicazioni fornite in questo documento sono riferite alla versione di protocollo in uso nel 2017 (T4), i contenuti sono applicabili anche nella versione attualmente in uso (T5).
La composizione dei membri dell’UPD viene ridefinita con Decreto del 4/9/2023 (cfr. prot. 199646/2023) e contestualmente viene definita la nuova UOR Ufficio Procedimenti Disciplinari – UPD – 2023 (SI000324).
Per le registrazioni di tipo “altamente confidenziale”, oltre che nel repertorio corretto, occorre impostare la voce “altamente confidenziale” nel campo Visibilità:
Anche in questo caso (come nell’ambito dei protocolli riservati), la documentazione risulta soggetta ad una doppia “protezione”:
- la natura della registrazione (fleggando sulla scelta “altamente confidenziale”);
- la registrazione in un repertorio dedicato, accessibile solo ai profili istituzionali indicati;
RDF Repertorio Documenti Fornitori
Repertorio “in arrivo”, attivo dal 2016, gestito da tutte le UOP dell’Ateneo.
Un repertorio di “condivisione” istituito per la prima volta nel 2016 su richiesta dell’allora “Servizio Gare e Acquisti Servizi e Forniture” per consentire a tutti di accedere alla documentazione necessaria per la gestione degli acquisti, inviata al Politecnico dai nostri fornitori, documentazione che ha validità xx mesi e che quindi era inutile richiedere più volte quando ve ne fosse già a una “valida” a disposizione.
E’ quindi un repertorio nel quale tutti sono abilitati alla modalità “visione completa – C”.