Recupero digitale di documenti analogici

Progetto di digitalizzazione dei verbali degli Organi Collegiali

Il Politecnico di Milano ha avviato un progetto pluriennale di dematerializzazione di alcune serie documentali depositate presso l’Archivio di Deposito, al fine di garantire la conservazione nel lungo periodo della copia digitale del documento analogico e rendere maggiormente accessibile e fruibile l’informazione documentale al personale interno al Politecnico.

Particolare attenzione è stata posta nell’ottenere delle copie digitali conformi al documento analogico, grazie all’esecuzione di una certificazione di processo redatta da un notaio e atta a fornire un valore probatorio privilegiato alla copia nel pieno rispetto della normativa AgID in vigore.

Il progetto di digitalizzazione, infatti, trova la sua espressione nell’ambito del Piano Triennale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione volto alla promozione della trasformazione digitale del Paese e, in particolare, quella della Pubblica Amministrazione.

L’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha ereditato l’onere di redigere le nuove regole tecniche previste dall’art. 71 del CAD e a settembre 2020 ha emanato le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, che disciplinano l’intero ciclo di vita del documento informatico e individuano un processo volto a consentire l’ottenimento di una copia informatica identica per forma e contenuto al documento originario.

Il servizio Posta Protocollo e Archivio, con l’intento di armonizzare alcune serie documentali attualmente già registrate nel sistema di gestione documentale Titulus in formato nativo digitale, ha deciso di procedere al recupero dello storico dei verbali cartacei degli organi collegiali composti da:

• Verbali del Consiglio di amministrazione
• Verbali del Collegio Revisore dei Conti
• Verbali del Senato Accademico
• Verbali del Collegio dei Direttori di dipartimento
• Verbali del Consiglio di facoltà e giunte

Nella seconda metà del 2022, il progetto sperimentale è stato affidato al Consorzio Interuniversitario Cineca e si è qualificato tra i primi casi in Italia di dematerializzazione massiva di serie documentali analogiche promossa dalla Pubblica Amministrazione.

L’avvio delle attività è stato preceduto da un master di progetto, ovvero un’operazione preliminare svolta su una selezione di verbali atta ad effettuare un’analisi di dettaglio sulle caratteristiche del documento analogico e testare le operazioni tecniche di riversamento delle copie digitali nel sistema Titulus. Una volta validato il master di progetto si è passati alla fase esecutiva composta da:

• normalizzazione e preparazione del documento analogico all’acquisizione tramite scanner;
• digitalizzazione, indicizzazione e metadatazione dei documenti in modalità automatica, manuale o tramite OCR;
• controllo qualità e certificazione della documentazione con produzione dell’attestazione di conformità da parte del notaio;
• riversamento del documento informatico nel sistema Titulus;
• riversamento nel sistema di conservazione a lungo termine Conserva;
• ricomposizione dell’unità documentaria.

Il criterio di esecuzione dei lavori è di tipo cronologico, dal più recente al più datato. I verbali così digitalizzati sono stati riversati in Titulus come documento non protocollato e repertoriato per mandati rettorali.

Nel corso del 2022 sono stati digitalizzati 545 verbali del Consiglio di Amministrazione dall’anno 2017 all’anno 1994 e 14 verbali del Collegio dei Revisori dei Conti, per il medesimo arco temporale, corrispondenti ai mandati dei proff. Resta, Azzone, Ballio e De Maio.

Nel 2023 si prevede di ultimare interamente la serie dei verbali del Consiglio di Amministrazione e del Senato Accademico, recuperando il mandato del prof. Massa sino all’anno 1988.