In questa sezione si descrivono attività o processi le cui caratteristiche sono funzionali alla gestione documentale e – più specificatamente – al protocollo informatico.
Ecco quindi le pagine dedicate agli STRUMENTI per la formazione dei documenti informatici e le indicazioni riportate ne i FLUSSI, riferibili non solo a documenti ma anche ad oggetti, privi di valenza documentale.
La definizione in AOO e UOR e UOP, ancorché valida di per se, è già molto funzionale alla gestione documentale.
Infine i PROFILI di abilitazione, sono chiaramente riferiti al ruolo che gli operatori hanno nel registro di protocollo informatico Titulus.
[estratto da Linee Guida AGID – 3.5 p. 26-27]
Nel manuale di gestione documentale sono riportati, in particolare:
1. relativamente agli aspetti dell’organizzazione:
a) le modalità di utilizzo degli strumenti informatici per la formazione dei documenti informatici e per lo scambio degli stessi all’interno ed all’esterno dell’AOO, applicando le modalità di trasmissione indicate nell’allegato 6 “Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati”;
b) l’indicazione delle unità organizzative responsabili (UOR) delle attività di registrazione di protocollo, di archiviazione dei documenti all’interno dell’AOO;
c) l’indicazione delle regole di assegnazione dei documenti ricevuti con la specifica dei criteri per l’ulteriore eventuale inoltro dei documenti verso aree organizzative omogenee della stessa amministrazione o verso altre amministrazioni;
d) i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso, interno ed esterno all’Amministrazione, al sistema di gestione informatica dei documenti;