Le attività previste in archivio di deposito
Consultare
La documentazione amministrativa conservata in archivio di deposito può essere consultata – dal personale afferente ai servizi dell’Ateneo – per la gestione di pratiche amministrative. I nostri principali utenti interni sono:
- Area didattica – servizio segreterie studenti – esami di stato
- Area Risorse Umane e Organizzazione – servizio gestione personale docente
- Area Risorse Umane e Organizzazione – servizio gestione personale tecnico amministrativo
- Area sviluppo e rapporti con le imprese – servizio Master e Formazione continua
Per richiedere una consultazione in Archivio di deposito accedere alla modulistica (vedi box lato destro della pagina).
Versare – trasferimento delle unità archivistiche analogiche nell’archivio di deposito
Periodicamente gli uffici individuano i fascicoli da versare all’archivio di deposito dandone comunicazione all’Ufficio Archivio tramite ticket di assistenza OTOBO, il quale provvede al loro trasferimento e compila o aggiorna il repertorio/elenco dei fascicoli.
Delle operazioni di trasferimento viene lasciata traccia documentale all’interno del sistema informatico di gestione dei documenti.
Convenzionalmente sono versati all’archivio storico tutti i documenti anteriori all’ultimo quarantennio.
E’ tuttavia possibile depositare anche documentazione successiva al quarantennio purché non rivesta più un preminente carattere giuridico-amministrativo per l’ente.
Ogni anno, in base al massimario di scarto, viene effettuata la procedura di selezione della documentazione da proporre allo scarto e attivato il procedimento amministrativo di scarto documentale con l’invio della proposta alla competente Soprintendenza archivistica.
I fascicoli non soggetti a operazioni di scarto sono trasferiti nell’archivio storico per la conservazione permanente.
Per richiedere un versamento in Archivio di deposito accedere alla modulistica (vedi box lato destro della pagina).
Scartare – la procedura dello scarto documentale
Viene periodicamente istruita la procedura di scarto di documentazione amministrativa, curando – anche per conto dei dipartimenti – la procedura interna (CdA) ed i rapporti con la Soprintendenza Archivistica per la Lombardia (nostro referente istituzionale).
Si rimanda al Piano generale conservazione dei documenti del Politecnico di Milano per le tempistiche di conservazione della documentazione amministrativa.
Qui di seguito i passaggi principali per lo scarto della documentazione (anche detta delle “tre approvazioni”):
- Il dipartimento (o la struttura), dopo aver preso visione del piano di conservazione, redige un elenco della documentazione da sottoporre ad autorizzazione allo scarto;
- La giunta di dipartimento (o altro organo decisionale) approva lo scarto (prima approvazione);
- Il dipartimento (o la struttura) apre un ticket di richiesta di versamento al servizio Archivio di Deposito, allegando estratto di verbale di approvazione dello scarto e l’elenco del materiale redatto al punto 1);
- SMRA inserisce tale richiesta nel primo CDA utile; contestualmente è possibile predisporre l’invio dei materiali descritti al punto 1) ai depositi di SMRA seguendo le indicazioni fornite dagli addetti del settore archivio;
- ricevuto il “placet” del CDA (seconda approvazione), SMRA invierà alla Soprintendenza Archivistica per la Lombardia richiesta di scarto documentale;
- ricevuto il “nulla osta” (terza approvazione), SMRA procederà allo scarto fisico dei documenti al punto 1) e ne fornirà riscontro alla Soprintendenza.
Le strutture dell’Amministrazione Centrale potranno seguire i medesimi passi di cui sopra, ad esclusione del punto 2).
Richieste all’archivio
Da ottobre 2022 le richieste di consultazione della documentazione amministrativa saranno gestite in modalità ticket OTOBO, come pure la modulistica relativa alle procedure di versamento di documenti amministrativi presso l’Archivio di Deposito.
CLICCA QUI per visualizzare istruzioni e modulistica.
Consultazione online
Nel 2022 sono iniziate le attività relative al Progetto di recupero e digitalizzazione dei “Verbali degli Organi Collegiali”.
La serie documentale è conservata presso il nostro archivio di deposito e – grazie a questo progetto – sarà consultabile online, da tutto il personale dell’Ateneo.
CLICCA QUI per ulteriori approfondimenti.