TITULUS – Il protocollo informatico adottato presso il Politecnico di Milano
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TITULUS
Il protocollo informatico adottato presso il Politecnico di Milano
Titulus è il sistema informativo di gestione documentale e protocollo informatico realizzato da KION-CINECA per le esigenze delle università italiane e adottato dal Politecnico di Milano dal 2005. Il sistema risponde ai requisiti previsti dalla normativa vigente, in particolare è predisposto a garantire un sistema di sicurezza.
Oltre alle indicazioni riportate in questo Manuale, ulteriori approfondimenti possono trovarsi nella documentazione on-line curata da CINECA, ed accessibile dalla homepage di Titulus (“Manuale in linea” ultima linea in basso a destra).
Titulus ha garantito dapprima una gestione multi AOO e poi – dal 2014 – la gestione in un’unica AOO di tutte le strutture dell’Ateneo.
Titulus integra un modulo di workflow attraverso il quale si possono automatizzare i passaggi di un iter di approvazione. Il modulo di workflow è dotato di un designer che consente di descrivere flussi secondo le esigenze dell’Ateneo.
1. La registrazione di protocollo
La registrazione di protocollo identifica il documento, acquisito o prodotto dalla AOO, attraverso la memorizzazione delle informazioni indicate dagli artt. 50 e 53 del D.P.R. 445/2000 e ai sensi dell’art. 44 del D.Lgs. 82/2005:
- numero di protocollo del documento, generato automaticamente dal sistema all’interno di un’unica progressione numerica, in ordine cronologico, che si avvia dal 1° gennaio e si chiude il 31 dicembre di ciascun anno; tale numero è registrato in forma non modificabile;
- data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
- classificazione (vedi sezione CLASSIFICAZIONE);
- mittente/i per i documenti ricevuti, destinatario/i per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;
- oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
- numero e descrizione degli eventuali allegati, registrati in forma non modificabile;
- data, numero di protocollo e modalità di trasmissione del documento ricevuto, se disponibili;
- indicazione degli eventuali riferimenti ad altri documenti;
- assegnazione alla UOR, individuazione del RPA e dei destinatari delle eventuali copie per conoscenza;
- acquisizione del file contenente l’immagine del documento e/o il documento informatico, compresi gli eventuali allegati, registrati in forma non alterabile e collegati automaticamente, senza possibilità di modificazione, ai dati sopraindicati.
Il sistema consente inoltre di aggiungere ai dati di registrazione, nell’apposito campo modificabile “Note” o nel campo immodificabile “Annotazione”, eventuali ulteriori informazioni che si ritenga utile attribuire al documento.
Contestualmente all’operazione di registrazione informatica di protocollo, ai sensi dell’art. 55 del D.P.R. 445/2000 si procede alla segnatura di protocollo, che consistente nell’apposizione sull’originale cartaceo del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione del documento:
- l’identificazione in forma sintetica dell’AOO
- la data di protocollo;
- il numero di protocollo;
- titolo e classe;
- l’identificazione della/e UOR destinatarie e responsabili del documento;
- l’identificazione della/e UOR destinatarie delle eventuali copie conoscenza.
Il sistema provvede inoltre a generare l’insieme minimo dei metadati associati ai documenti soggetti a registrazione, compresi quelli rilevanti ai fini amministrativi, così come prescritto nell’allegato METADATI del DPCM 3 dicembre 2013.
2. Procedure per la gestione dei documenti in arrivo
Se la documentazione in arrivo risulta “da protocollare” ed è relativa ad una delle tante UOR delle aree dirigenziali, in qualunque città siano ubicate, la UOP che effettuerà tale registrazione è quella del servizio Posta Protocollo e Archivio, in qualità di UOP per i protocolli in entrata dell’Ateneo. Presso ciascun dipartimento e presso i poli territoriali, sono attive UOP di protocollo (in entrata ed in uscita) dimensionate sulle esigenze della singola UOR di riferimento. Per la gestione della documentazione in arrivo con il sistema informatico si attuano le seguenti operazioni, a norma dell’art. 4 della Legge 241/90 e degli artt. 53 e 55 del D.P.R. 445/2000:
- registrazione delle informazioni relative al documento, scansione dell’immagine del documento secondo apposito piano di digitalizzazione o conservazione di file nativi digitali;
- attribuzione del documento alla UOR competente per il relativo procedimento e contestuale assegnazione al Responsabile della UOR o ad altra persona da questi indicata. Tale funzionario è individuato dal sistema di protocollo informatico quale responsabile della gestione del documento, altrimenti detto Responsabile del Procedimento Amministrativo RPA;
- eventuale assegnazione del documento ad altra/e UOR, per la/e quale/i sia necessaria l’attribuzione del documento per conoscenza (CC), da effettuarsi con le medesime modalità previste nel precedente punto;
- concluse le precedenti operazioni, attribuzione automatica da parte del sistema della data di registrazione del numero di protocollo (utilizzando il primo numero utile all’interno dell’unica serie numerica di protocollo generale, che inizia dal 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno);
- al termine delle operazioni di registrazione, apposizione sul documento originale della segnatura di protocollo, che riporta le principali informazioni riguardanti il documento registrato: AOO di appartenenza, titolo e classe, numero di protocollo, data di registrazione, UOR e CC cui il documento è stato assegnato (apposizione tramite timbro per i protocolli in arrivo; apposizione tramite compilazione di appositi campi testuali per i protocolli in partenza, protocolli fra uffici e repertori)
- invio tramite posta elettronica della notifica di assegnazione al RPA e agli eventuali destinatari in copia conoscenza: RPA e assegnatari in conoscenza e possono immediatamente visualizzare la registrazione del documento e la sua rappresentazione tramite file attraverso il sistema informatico e procedere con le successive operazioni di gestione.
Si ricorda anche che:
- nel caso in cui un RPA riceva in assegnazione un documento non risultante di propria competenza, può procedere alla restituzione del documento all’ufficio che ne ha curato la registrazione (utilizzando la funzione “Rigetta” descritta dal Manuale del Software), con l’eventuale indicazione (da inserire nel campo “Note”) dell’UOR competente per la gestione del documento;
- il responsabile del documento può altresì trasferire direttamente il documento ad altro RPA (utilizzando funzione “Nuovo RPA”): tale operazione può essere utilizzata anche, ad esempio, nel caso di procedimenti complessi, nell’ambito delle cui diverse fasi uno stesso documento è trattato, successivamente, da diversi UOR-RPA;
- il RPA può inoltre assegnare il documento ad altra persona in copia conoscenza, oppure a un proprio collaboratore per lo svolgimento delle operazioni di competenza (funzioni “Nuovo CC”), restandone comunque responsabile della gestione;
- ciascuna UOR gestisce le operazioni di archiviazione informatica e cartacea della documentazione di propria pertinenza.
3. Procedure per la gestione dei documenti in partenza
I documenti in partenza sono atti predisposti dagli uffici nell’esercizio delle proprie funzioni, sono destinati a persone fisiche o giuridiche esterne all’AOO.
Per la gestione della documentazione in partenza con il sistema informatico si attuano le seguenti operazioni, a norma dell’art. 4 della legge 241/90 e degli artt. 53 e 55 del D.P.R. 445/2000:
- registrazione delle informazioni relative al documento;
- acquisizione/associazione dell’immagine del documento e/o del file del documento informatico;
- indicazione del RPA del documento che esercita le sopradescritte funzioni di gestione;
- indicazione di altri eventuali funzionari dell’AOO destinatari di copia per conoscenza del documento, cui perviene la notifica automatica;
- segnatura di protocollo sull’originale cartaceo;
- spedizione del documento secondo le procedure definite all’interno di ciascuna AOO e nel rispetto della normativa vigente;
- l’UOR conserva nel proprio archivio cartaceo copia conforme del documento (minuta), ai sensi dell’art. 43 del D.Lgs. 82/2005;
- Il Responsabile del Procedimento Amministrativo (RPA) provvede alla fascicolazione del documento.
4. Procedure per la gestione dei documenti interni
I documenti interni, altrimenti detti protocolli fra uffici, sono atti prodotti da una UOR e destinati a una o più UOR della medesima AOO.
L’UOR mittente provvede alla registrazione del documento, che avviene analogamente alle procedure sopra illustrate, e ne individua il RPA sia per l’UOR medesima (che gestisce la “minuta” informatica del documento) sia per l’UOR destinataria. Possono inoltre essere individuate altre eventuali UOR destinatarie dell’atto in copia per conoscenza. Il destinatario (RPA o CC) riceve l’immediata notifica automatica, via e-mail, dell’assegnazione del documento, ne può subito visualizzare la registrazione e l’eventuale scansione e può gestire informazioni e documento attraverso il sistema informatico.
5. Procedure per la gestione dei documenti non protocollati
Alcune tipologie di documenti – che non sono di norma soggette a registrazione di protocollo – possono comunque essere gestite all’interno del sistema di gestione documentale in qualità di documenti non protocollati. Questa operazione consente di conservare questa tipologia di documenti, ove necessario, nel fascicolo informatico insieme con gli altri atti del relativo procedimento.
6. Il protocollo differito per i documenti in arrivo
Nel caso in cui non sia possibile procedere alla immediata registrazione di tutta la corrispondenza pervenuta nello stesso giorno di ricevimento (per esempio conseguente a un temporaneo eccezionale carico di lavoro o a problemi tecnici), il Responsabile della gestione documentale (RGD) può autorizzare l’uso del protocollo differito.
La tempistica di questa operazione, sarà oggetto di comunicazione – a mezzo email – tra il responsabile della gestione documentale e le strutture coinvolte (in ricezione) dal gran numero di procedimenti in arrivo.
Il protocollo differito consente la normale registrazione dei documenti con l’evidenziazione della data effettiva di arrivo del documento oltre che di quella, successiva, di registrazione.
Procedura per protocollo differito
Le procedure per le registrazioni a protocollo in modalità differita sono riservate alla UOP centrale di Protocollo.
7. Annullamento dei dati di una registrazione
A norma dell’art. 54 del D.P.R. 445/2000, le registrazioni dei documenti all’interno del protocollo informatico sono annullabili unicamente dal Servizio Posta Protocollo e Archivio (la UOP principale), previa richiesta scritta motivata, presentata dalla UOR che gestisce il documento (vedi box come richiedere un annullamento). Gli annullamenti per meri errori materiali, devono essere richiesti, entro le ore 12 del giorno successivo alla registrazione. Altre richieste, con motivazioni da valutarsi di volta in volta, potranno essere accettate purché presentate entro il mese di registrazione. L’annullamento di una registrazione avviene sempre in maniera tale da consentire la lettura delle informazioni precedentemente registrate e la motivazione dell’annullamento: il numero di protocollo è annullato e non cancellato.
Come chiedere l’annullamento di una registrazione a protocollo ?
Dal 1/3/2021 è possibile attivare richiesta di annullamento da “servizi online”
Nuova richiesta > protocollo > richiesta annullamento registrazione
La richiesta di annullamento può essere effettuata da chiunque sia abilitato al registro di protocollo.
In fase di annullamento verrà verificato che il richiedente coincida con l’operatore che ha effettuato la registrazione in Titulus.
Per ogni richiesta di annullamento si deve specificare:
– N. di protocollo e data di registrazione (attenzione indicare solo il numero di protocollo e non quello di un eventuale repertorio)
– Motivazione della richiesta
E’ prerogativa della UOP principale di Ateneo (il Servizio MRA), la facoltà di annullare una registrazione. L’operazione avverrà indicando nelle motivazioni il nome del richiedente utilizzando la formula “Su richiesta di … si annulla la presente registrazione, contenente un errore materiale di compilazione”.
vedi FAQ 3.3
8. I documenti da NON protocollare
L’art. 53, comma 5, del TUDA prevede che:
“Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici.
Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione”
9. I documenti soggetti a registrazione particolare (repertori)
Esempi di tipologie documentali soggette a registrazione particolare utilizzate dagli Atenei:
- Decreti
- Delibere
- Contratti
- Contratti in forma Pubblica Amministrativa
- Convenzioni
- Verbali del Senato Accademico
- Verbali del Consiglio di Amministrazione
- Verbali del Collegio dei revisori
- Verbali del Nucleo di Valutazione
Indicazioni più dettagliate alla sezione REPERTORI di questo sito.
10. Registro di emergenza
Nelle situazioni di emergenza nelle quali non sia possibile utilizzare il protocollo informatico, ogni evento deve essere registrato su un supporto alternativo, denominato Registro di emergenza RE.
Sul registro sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione, nonché la data e l’ora del ripristino della piena funzionalità del sistema ed eventuali annotazioni ritenute rilevanti dal Responsabile della gestione documentale (RGD).
Si può utilizzare il software Titulus 97 su uno o più computer stand alone, ovvero non collegati alla rete identificati dal Responsabile della gestione documentale (RGD) con un numero cardinale sequenziale di due cifre, preceduto dalla sigla RE (Registro di emergenza); ad esempio, RE01, RE02, etc.
Prima di autorizzare l’avvio della procedura, il Responsabile della gestione documentale (RGD) valuta con il responsabile dell’IT – riferimento Area ICT – l’entità temporale della sospensione del servizio.
Dopo aver dato comunicazione all’autorità di controllo (Soprintendenza Archivistica per la Lombardia) ed agli operatori (utilizzando la lista di distribuzione titulus-operatori@polimi.it, amministrata da SMRA), viene attivato il Registro Emergenza.
I documenti importati dal registro di emergenza riporteranno una doppia numerazione.
E’ prevista l’attivazione di un solo registro di emergenza per l’AOO – Politecnico di Milano, gestito dal servizio SMRA.
Ripristinata la piena funzionalità del sistema, il servizio provvede alla chiusura del registro di emergenza, annotando il numero delle registrazioni effettuate, con la data e ora di chiusura e provvedono senza ritardo alla connessione dei registri di emergenza con il protocollo unico, inserendo le registrazioni effettuate.
L’efficacia della registrazione è sempre garantita dal numero e dalla data attribuiti dal registro di emergenza, dati di riferimento per l’avvio dei termini del procedimento amministrativo; l’efficienza è garantita dall’unicità della catena documentale e dalla normalizzazione dei dati gestionali, comprese la classificazione e la fascicolazione archivistica.
Contestualmente al recupero delle registrazioni, viene data notizia alla SAL della conclusione della procedura di emergenza.
Per l’attivazione del registro di emergenza, è sufficiente procedere all’installazione dello stesso su un PC. Installato il software di gestione del registro di emergenza, si può procedere alla registrazione di documenti. Vista la necessità di gestire situazioni di emergenza, il software presenta un menù iniziale alleggerito: non è prevista la possibilità di registrare documenti non protocollati, non esistono la cartella personale e quella di ufficio, non esiste un database di anagrafica (i dati anagrafici dovranno essere scritti per intero). Il numero di protocollo attribuito tramite registro di emergenza partirà da “1” indipendentemente dall’ultimo progressivo assegnato dal sistema di protocollo informatico; inoltre non è possibile impostare UOR e RPA per i documenti. Tutti i documenti sono assegnati ad una figura denominata “Registro di emergenza” e dovranno essere trasferiti a chi di competenza in seguito al recupero nel sistema di protocollo informatico.
Riattivato il sistema di protocollo informatico, è necessario recuperare quanto registrato in regime di emergenza. Si richiama la funzione di esportazione del registro di emergenza, presente nel menù iniziale dello stesso, quindi si importa il file prodotto nel sistema di protocollo informatico per mezzo della funzione Import da registro di emergenza negli Strumenti di amministrazione.
La procedura per gli amministratori di sistema è al seguente link.
11. I metadati
“Insieme di dati associati a un documento informatico, o a un fascicolo informatico, o ad un’aggregazione documentale informatica per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione”.
Questa la definizione tratta dal DPCM 3 dicembre 2013.
Le Linee Guida AGID 2020 dedicano l’allegato 5 alla definizione dei metadati, in particolare:
DOCUMENTO INFORMATICO
DOCUMENTO AMMINISTRATIVO INFORMATICO
AGGEGAZIONI DOCUMENTALI INFORMATICHE
Il lessico utilizzato permette di astrarsi dal particolare dominio di appartenenza al fine di permettere
una piena circolarità degli oggetti digitali e una semplificazione del loro recupero nel tempo.
L’elaborazione degli schemi è stata effettuata tenendo conto anche delle informazioni necessarie in
vista della conservazione a lungo termine.
Gli schemi sono organizzati in modo da indicare per ogni metadato:
• Informazione: il nome;
• Sottocampi: l’eventuale sottostruttura del metadato complesso;
• Valori ammessi: valori accettati all’interno del campo;
• Tipo dato: numerici o alfanumerici;
• Obbligatorietà: l’indicazione di obbligatorietà, eventualmente condizionata;
• Nuova definizione: metadati nuovi o ridefiniti rispetto all’allegato alla normativa precedente;
• Definizione: indicazione sulla modalità di utilizzo del metadato.
Gli schemi di metadati relativi al documento informatico e al documento amministrativo informatico
– se si esclude, per quest’ultimo caso, l’identificativo legato alla segnatura del protocollo – presentano
sostanziali analogie strutturali, alle quali, però, corrispondono particolari e determinati controlli di
obbligatorietà e codifica.
Sono stati definiti metadati complessi volti a garantire la massima flessibilità in termini di utilizzo.
Esemplificativo di tale intervento, il metadato “Soggetti”, che consente di tipizzare gli attori che a vario
titolo – “Ruolo” – concorrono alla definizione del documento informatico, del documento
amministrativo informatico o della stessa aggregazione documentale, garantendo la possibilità di
indicare molteplici tipologie di soggetti, dalle persone fisiche alle AOO delle Amministrazioni
Pubbliche.
L’attività di indicizzazione, individuazione e ricerca è significativamente agevolata dalla
definizione di metadati legati:
• alla tipologia – “Tipologia documentale” o “Tipologia fascicolo”;
• alla registrazione – “Dati registrazione”;
• all’Oggetto – “Chiave descrittiva”;
• alla Classificazione – “Classificazione”;
Particolarmente rilevante è il metadato complesso “Assegnazione” dell’aggregazione documentale
informatica. Tale metadato, strutturato in vari sottocampi opportunamente valorizzati, consente di
tracciare ogni passaggio dell’aggregazione per competenza o per conoscenza, al fine di garantire la
massima trasparenza nell’ambito di qualsiasi procedimento amministrativo della PA.
12. Produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo informatico
Ogni registrazione di protocollo informatico genera una serie di dati correlati tra loro e immagazzinati nella base dati del sistema, accessibile esclusivamente al relativo motore.
Come previsto dalle norme vigenti, i campi non modificabili (numero e data di registrazione, mittente e destinatari, oggetto, numero e tipo di allegati) non sono in alcun modo alterabili, nemmeno dagli amministratori.
Ogni informazione utile a integrare dati registrati, anche al fine di ovviare ad eventuali errori di digitazione nei campi non modificabili, può essere inserita nel campo riservato alle annotazioni che saranno successivamente associate ai dati registrati, con l’individuazione dell’utente e della data di inserimento.
Ogni operazione di inserimento e modifica viene registrata su un file di traccia prodotto dal motore in forma codificata e corredata da codici attraverso i quali è possibile evidenziare eventuali tentativi di manipolazione.
L’applicativo non consente di effettuare cancellazioni: in alternativa è previsto, solo e soltanto per gli utenti abilitati e a norma dell’art. 54 del D.P.R. 445/2000, l’annullamento di un documento accompagnato da una motivazione. Dal punto di vista tecnico l’annullamento è una modifica di uno stato della registrazione e non è reversibile.
L’infrastruttura informatica realizzata per il protocollo informatico consente di effettuare un backup giornaliero delle basi dati e relativi file associati lasciando al responsabile dei supporti l’incarico della sostituzione degli stessi. Per maggiori dettagli sul salvataggio dei dati si rinvia al Documento programmatico per la sicurezza, come previsto dal D.Lgs. 196/2003.
13. La lista di distribuzione titulus-operatori
All’atto dell’abilitazione all’utilizzo di Titulus, ogni operatore viene abilitato a ricevere le comunicazioni della lista “titulus-operatori@polimi.it”.
Vengono così comunicate:
– interruzioni programmate (per aggiornamenti sw)
– malfunzionamenti
– nuove disposizioni, relative alle attività di gestione documentale
14. Registro giornaliero di protocollo – Modalità di trasmissione giornaliera
Ai sensi dell’art. 7 comma 5 del DPCM 3 dicembre 2013, il registro di protocollo produce e trasmette in modalità automatica, al sistema di conservazione, il file del registro giornaliero (riferito al giorno precedente) al fine se ne possa garantire la conservazione e l’immodificabilità. Per ulteriori approfondimenti vedi la sezione REPERTORI.