La gestione dei documenti
Semplici documenti o documenti amministrativi, documenti analogici e/o documenti digitali. Anche in questa sezione, la descrizione sarà duplice. Le procedure qui descritte sono relative a questa delicata fase di verifica ed alle altre fasi che interessano tutta la documentazione (amministrativa e non) che entra o esce dal nostro ateneo.
1. PROCEDURE PER LA GESTIONE DEI DOCUMENTI IN ARRIVO
Tutta la documentazione in consegna al Politecnico di Milano (se recapitata all’indirizzo di Piazza Leonardo da Vinci 32 di Milano e/o agli altri indirizzi di Milano dell’Ateneo) viene gestita, smistata ed eventualmente registrata a protocollo nel medesimo giorno in cui è stata ricevuta. Specificatamente, verrà protocollata “nella giornata di ricezione” tutta la documentazione pervenuta entro le ore 16, quella pervenuta dopo tale orario verrà registrata il primo giorno lavorativo successivo.
Esistono numerosi indirizzi che corrispondono a strutture dell’Ateneo, sia nella città di Milano, sia nelle città sede di poli territoriali (Como, Cremona, Lecco, Mantova e Piacenza).
Dal novembre 2022 si è deciso di centralizzare tutte le attività di registrazione “in arrivo” all’Unità di Protocollo (UOP) principale, quella che gestisce il registro di protocollo di Ateneo (Titulus).
Tutte le bozze di PEC vengono gestite centralmente.
Per i documenti in carta delle strutture lontane da piazza Leonardo da Vinci 32 – Milano, questi vengono inviati (in scansione) alla UOP di protocollo. L’indicazione degli estremi di registrazione a protocollo è a cura della struttura richiedente.
procedura posta in entrata
E’ auspicabile che ciascuna struttura – che sia dipartimentale o di polo – dotata di un “servizio” che gestisce la posta (interna o esterna), dovrebbe dotarsi di un regolamento interno, per definire modi e tempi di gestione dei materiali.
Questa quella adottata dal Servizio Posta Protocollo e Archivio (ora anche detto Unit Mail, Registration Office and Archive).
2. RICEZIONE posta a mano
Presso il Servizio Posta Protocollo e Archivio (anche detto SMRA) è attivo un front office protocollo (da lunedì a venerdì dalle 9.30 alle 12.30 e dalle 13.30 alle 16) dove è possibile consegnare istanze indirizzate in forma cartacea. L’operatore ritirerà qualsiasi busta (preferibilmente chiusa) indirizzata “al Politecnico di Milano” (meglio se il latore indicherà la struttura o la persona cui dovrà essere consegnata) e rilascerà una ricevuta, tratta da un blocchetto a tre (il blocchetto è costituito da tre parti, tutte e tre riporteranno un numero progressivo e la data di ricezione, oltre alla ricevuta-matrice, la parte indicata quale ricevuta-documento verrà pinzata o incollata sulla busta, mentre la ricevuta-utente verrà consegnata alla persona che consegna la busta).
Tutti i documenti consegnati a mano, nel caso siano sprovvisti di busta, verranno inserite in buste, associate ad un numero progressivo di consegna.
Nel caso la documentazione – da controllo del settore Protocollo – risultasse essere da “non protocollare”, la busta verrà consegnata come “raccomandata a mano” ed utilizzato il numero di ricevuta quale “traccia”.
3. DOCUMENTAZIONE DI GARE D’APPALTO
Le offerte di gare d’appalto o altra documentazione consegnata in busta chiusa (in formato cartaceo) sono registrate al protocollo “in busta chiusa” ed assegnate alla UOR di competenza. Dopo l’apertura – a cura dell’ufficio che gestisce la gara – verrà riportato su ciascun documento il numero di protocollo assegnato alla busta.
Le gare gestite in formato elettronico, seguiranno le procedure che i diversi portali disporranno e che si dovrà verificare preventivamente – a cura del servizio appaltante – siano conformi alla normativa prevista per le PA.
4. GESTIONE DELLE BUSTE O ALTRI CONTENITORI DI DOCUMENTAZIONE ANALOGICA
Le buste dei documenti analogici pervenuti per via prioritaria, le buste di assicurate, corrieri, espressi, raccomandate ecc. si inoltrano insieme ai documenti.
In caso di atti giudiziari, multe o documenti concorsuali pervenuti dopo i “termini di scadenza”, si effettuerà la scansione – oltre che del documento – anche della busta, in particolare del timbro recante la data di accettazione.
5. DOCUMENTI NON FIRMATI E LETTERE ANONIME
Le lettere anonime e le lettere prive di sottoscrizione o a firma illeggibile, delle quali non è identificabile il mittente, non vengono di norma protocollate.
Ma in base al contenuto, possono venire inoltrate, come “raccomandate interne”, al responsabile del settore cui il contenuto fa riferimento. Nel caso, su indicazione del destinatario, può essere effettuata un registrazione, che potrà essere anche a carattere riservato.
6. DOCUMENTI DI COMPETENZA DI ALTRE AMMINISTRAZIONI
DOCUMENTAZIONE CARTACEA
Qualora pervengano documenti cartacei di competenza di altre amministrazioni, questi vanno inviati al destinatario, utilizzando le stesse modalità dell’errato invio. Nel caso si debba inoltrare una raccomandata, si registrerà il numero di traccia dell’inoltro, accanto a quello dell’errata spedizione. Nel caso in cui il destinatario non sia individuabile, il documento deve essere rimandato al mittente.
DOCUMENTAZIONE DIGITALE
Nel caso l’invio si stato effettuato a mezzo email (non certificata), verrà inviata notizia al mittente che l’indirizzo del destinatario non corrisponde alla sua richiesta. Qualora pervengano documenti digitali a mezzo PEC erroneamente recapitati al Politecnico di Milano, questi passeranno dalla modalità “bozza” alla modalità “documento non protocollato”. I file associati (alla minima il file email) verranno inviati a mezzo PEC all’indirizzo corretto (o resi al mittente), indicando nell’oggetto la motivazione dell’avvenuta restituzione (ad es. “Restituzione di documentazione pervenuta erroneamente”) RPA dell’invio sarà il responsabile del protocollo.
7. SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI ANALOGICI
La corrispondenza cartacea in partenza dalle UOR del Politecnico di Milano dovrà riportare o far indicare, ben chiare, le indicazioni del mittente, sia utilizzando buste pre-stampate sia riportando le indicazioni della struttura con un timbro o riportandole a mano.
posta in uscita
Altre indicazioni sulla gestione della posta in uscita
8. SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI MEDIANTE L’UTILIZZO DELLA POSTA ELETTRONICA
Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante messaggi di posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, o messaggi conformi ai sistemi di posta elettronica compatibili con il protocollo SMTP/MIME definito nelle specifiche pubbliche RFC 821-822, RFC 2045 e 2049 e successive modificazioni.
La gestione dei documenti digitali in uscita può avvenire secondo modalità predefinite, nell’ambito del sistema / portale utilizzato per la specifica transazione, sempre compatibili con le indicazioni vigenti per la PA.
Nel caso di invii in modalità email, si possono riconoscere due criteri generali:
- invio a caselle “non certificate” – l’invio avverrà da caselle istituzionali (“at polimi.it”) e potrà riguardare documentazione protocollata o no;
- invio a caselle PEC – l’invio avverrà da una delle caselle PEC dell’ateneo, caselle integrate nel registro di protocollo. L’invio avverrà solo a registrazione avvenuta. La gestione delle verifiche di avvenuto recapito dei documenti spediti per via telematica e le ricevute elettroniche collegate alle registrazioni di protocollo, sono gestite dal sw di protocollo che rende disponibile questo set di informazioni nella scheda di registrazione del documento inviato. Per la riservatezza delle informazioni contenute nei documenti elettronici, chi spedisce si attiene a quanto prescritto dall’articolo 49 del CAD come modificato dal D. Lgs. 235/10.
9. MODALITA’ DI TRASMISSIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI IN COOPERAZIONE APPLICATIVA
Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l’utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa, in attuazione di quanto stabilito dal CAD (art. 47). Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo può essere effettuato anche attraverso messaggi trasmessi in cooperazione applicativa, secondo quanto previsto dal decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 1° aprile 2008 recante le regole tecniche e di sicurezza per il funzionamento del Sistema pubblico di connettività. Rientrano in queste modalità di comunicazione anche le procedure di interscambio in ambito di “Fatturazione Elettronica”, integrate tra i sw U-GOV (per la contabilità), Titulus (per la registrazione a protocollo) ed il Sistema di Interscambio (SDI).