Organizzazione dell’Ateneo – Ruoli e responsabilità
Il Politecnico di Milano è organizzato in un’unica Area Organizzativa Omogenea (AOO), articolata in Unità Organizzative Responsabili (UOR). Oltre che in questo sito , queste informazioni sono reperibili nella pagina Organigramma nell’ambito della sezione “Amministrazione trasparente” del portale dell’Ateneo e nell’Indice dei domicili digitali della pubblica amministrazione e dei gestori di pubblici servizi (IPA).
Tutte le UOR sono coinvolte nel processo di formazione, gestione e conservazione dei documenti, e sono coordinate dal personale della Unit Mail, Registration office and Archive (Division ICT Services) che svolge le funzioni del servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi previsto dalla normativa vigente.
Il processo di conservazione digitale deve essere realizzato nel rispetto di quanto previsto nel CAD, fatte salve le competenze del Ministero per i beni e le attività culturali e del turismo, ai sensi del Codice dei beni culturali e del paesaggio.
Nel processo di conservazione digitale si identificano i seguenti ruoli:
Il Titolare dell’oggetto di conservazione è il soggetto produttore degli oggetti da conservare, cioè il Politecnico di Milano. Ha l‘obbligo di tutelare il proprio archivio, in quanto bene culturale, secondo le disposizioni del Codice dei beni culturali e del paesaggio.
Il Produttore dei pacchetti di versamento è la persona fisica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nel caso in cui il servizio di conservazione sia affidato a terzi, provvede a verificare il buon esito dell’operazione di trasferimento al sistema di conservazione tramite la presa visione del rapporto di versamento prodotto dal sistema di conservazione stesso. All’interno dell’Ateneo questo ruolo è svolto dal Responsabile della gestione documentale.
L’utente abilitato è la persona che interagisce con i servizi del sistema di gestione informatica dei documenti e/o del sistema per la conservazione dei documenti informatici. L’utente del servizio di conservazione è quindi lo stesso Ateneo che, tramite i propri funzionari autorizzati, interagisce con il servizio di conservazione con lo scopo di accedere ai documenti per finalità gestionali, amministrative, storiche, scientifiche o per soddisfare le richieste di eventuali soggetti esterni legittimati all’esibizione/accesso alla documentazione (ad esempio amministrazioni/enti pubblici, soggetti privati, aziende, professionisti, cittadini, stakeholder interni).
Il sistema di conservazione permette ai soggetti autorizzati l’accesso diretto, anche da remoto, ai documenti informatici e alle aggregazioni informatiche conservati e consente la produzione di un pacchetto di distribuzione direttamente acquisibile dai soggetti
Le regole di visibilità e di accesso sono concordate tra il Titolare e il Conservatore.
Il Responsabile della conservazione è il soggetto che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia.
Il Responsabile della conservazione:
- è un ruolo previsto dall’organigramma del Titolare dell’oggetto di conservazione;
- è un dirigente o un funzionario interno, formalmente designato con provvedimento del Direttore Generale, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche;
- può essere svolto dal Responsabile della gestione documentale;
Il Responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, può delegare lo svolgimento delle proprie attività o parte di esse a uno o più soggetti, che all’interno della struttura organizzativa, abbiano specifiche competenze ed esperienze. Tale delega deve individuare le specifiche funzioni e competenze delegate.
L’art. 44, comma 1-quater, del CAD prevede che: “Il responsabile della conservazione, che opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi, può affidare, ai sensi dell’articolo 34, comma 1-bis, lettera b), la conservazione dei documenti informatici ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative, e tecnologiche e di protezione dei dati personali. Il responsabile della conservazione della pubblica amministrazione, che opera d’intesa, oltre che con i responsabili di cui al comma 1-bis, anche con il responsabile della gestione documentale, effettua la conservazione dei documenti informatici secondo quanto previsto all’articolo 34, comma 1-bis”.
In particolare, il responsabile della conservazione:
- definisce le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, in conformità alla normativa vigente e tenuto conto degli standard internazionali, in ragione delle specificità degli oggetti digitali da conservare (documenti informatici, aggregazioni informatiche, archivio informatico), della natura delle attività che il Titolare dell’oggetto di conservazione svolge e delle caratteristiche del sistema di gestione informatica dei documenti adottato;
- gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
- genera e sottoscrive il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
- genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
- effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
- effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi;
- al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
- provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
- predispone le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione come previsto dal par. 4.11;
- assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
- assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
- provvede per le amministrazioni statali centrali e periferiche a versare i documenti informatici, le aggregazioni informatiche e gli archivi informatici, nonché gli strumenti che ne garantiscono la consultazione, rispettivamente all’Archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato territorialmente competenti, secondo le tempistiche fissate dall’art. 41, comma 1, del Codice dei beni culturali;
- predispone il manuale di conservazione di cui al par. 4.7 delle Linee Guida e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
Nel caso in cui il servizio di conservazione venga affidato ad un conservatore, le attività suddette o alcune di esse, ad esclusione di quelle indicate al punto 13), potranno essere affidate al responsabile del servizio di conservazione, rimanendo in ogni caso inteso che la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione, non essendo delegabile, rimane in capo al responsabile della conservazione, chiamato altresì a svolgere le necessarie attività di verifica e controllo in ossequio alle norme vigenti sul servizi affidati in outsourcing dalle PA.
Si precisa che il nominativo ed i riferimenti del responsabile della conservazione devono essere indicati nelle specifiche del contratto o della convenzione di servizio con il Conservatore nel quale sono anche riportate le attività affidate al responsabile del servizio di conservazione.
- Il Conservatore è il soggetto pubblico o privato che svolge attività di conservazione dei documenti informatici. È tenuto a redigere un proprio manuale di conservazione.
Il Politecnico di Milano ha individuato come Conservatore principale il Consorzio interuniversitario CINECA che dal 09/03/2017 è stato iscritto nell’elenco dei conservatori accreditati da AgID e dal 04/10/2022 è iscritto nell’elenco dei conservatori attivi nel Marketplace gestito da AgID.
Il programma utilizzato per queste funzioni è CONSERVA.
Poiché l’Ateneo gestisce gli ordinativi di pagamento e di incasso digitali nell’ambito del contratto per la gestione del servizio di cassa, per la conservazione di tali documenti è stato finora utilizzato il Conservatore individuato dal soggetto affidatario del servizio di cassa.
Dal 01/01/2017 al 31/12/2025 l’Istituto cassiere è Intesa Sanpaolo, che ha delegato il servizio di conservazione a Unimatica S.p.a., iscritta nell’elenco dei conservatori attivi nel Marketplace gestito da AgID dal 14/03/2022.
Organismi di vigilanza per la tutela dell’archivio
Il rispetto delle disposizioni sulla corretta conservazione è in capo al Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo, attraverso la Direzione generale archivi e, in particolare, in capo alla Soprintendenza archivistica e bibliografica per la Lombardia, investita del potere di vigilanza ed ispezione, affinché il processo di conservazione avvenga in modo conforme alla normativa e ai principi di corretta e ininterrotta custodia.
Ai fini della conservazione digitale, è necessario richiedere l’autorizzazione per “lo spostamento, anche temporaneo, dei beni culturali mobili” e per il “trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi organici di documentazione di archivi pubblici”.
Quest’ultima fattispecie, in particolare, contempla proprio il trasferimento di archivi informatici ad altri soggetti giuridici, nell’ottica della conservazione permanente sia del documento che del contesto archivistico.
Modello di funzionamento adottato dal Politecnico di Milano
Il Politecnico di Milano, in qualità di Titolare dell’oggetto della conservazione, ha scelto il modello di conservazione esterno alla propria struttura organizzativa.
Il Politecnico di Milano ha individuato come Conservatore principale il Consorzio interuniversitario CINECA che dal 09/03/2017 è stato iscritto nell’elenco dei conservatori accreditati da AgID e dal 04/10/2022 è iscritto nell’elenco dei conservatori attivi nel Marketplace gestito da AgID.
Il programma utilizzato per queste funzioni è CONSERVA.
Attraverso il proprio Responsabile della conservazione, l’Ateneo definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione governandone la gestione con piena responsabilità ed autonomia.
Rapporti fra Titolare dell’oggetto della conservazione e Conservatore
Il processo di conservazione svolto all’esterno dell’Università implica un rapporto di collaborazione tra il Titolare dell’oggetto di conservazione e il Conservatore a cui è affidato il servizio di conservazione.
L’Ateneo, in qualità di Titolare dell’oggetto di conservazione, versa al Conservatore i documenti informatici e le aggregazioni documentali informatiche che devono essere conservati con gli opportuni metadati, in continuità con il processo di gestione documentale iniziato nella fase dell’archivio corrente.
Il versamento in conservazione dei documenti informatici gestiti dalle UOR dell’Università nella suddetta fase è effettuato unicamente dal Responsabile della gestione documentale e dal Responsabile della conservazione.
Il Conservatore si impegna alla conservazione di quanto trasferito, garantendo il rispetto della normativa vigente per i sistemi di conservazione.
L’esecuzione del processo di conservazione avviene sotto la vigilanza del Responsabile della conservazione, il quale interagisce con il Responsabile del servizio di conservazione del Conservatore.