Nel corso del 2020 è stata redatta la seconda mappatura della documentazione presente presso l’Archivio di deposito del Politecnico di Milano. Contemporaneamente si concludeva la valutazione e la descrizione della documentazione amministrativa del Polo Territoriale di Como, in fase di chiusura. Le due attività hanno sollecitato una terza azione, da tanto auspicata, e cioè predisporre un “Piano di conservazione generale per gli atti prodotti dal Politecnico di Milano”, che ormai adotta il “Titlolario di classificazione Unico” dal 2014.
I lavori – che si sono svolti mantenendo sempre aggiornata la Soprintendenza Archivistica e Bibliotecaria per la Lombardia – hanno visto coinvolti gli archivisti della Cooperativa CAeB (Locatelli, Sanzone e Scognamiglio) e la responsabile del sistema documentale del Politecnico.
La Soprintendenza Archivistica e Bibliotecaria per la Lombardia ha avuto modo di esprimere soddisfazione nell’apprendere che la nostra istituzione si stava dotando di uno strumento di tutela così importante.
Per approfondimenti sulle operazioni di conservazione e scarto di documentazione amministrativa si rimanda alla sezione dedicata.
Piano generale di conservazione
Piano generale conservazione dei documenti del Politecnico di Milano
(D.D. Rep. n. 1773; Prot. n. 31668 del 25.02.2021)
“La conservazione dei documenti ha lo scopo di tutelare i diritti dell’Ateneo, del personale, degli studenti o di coloro che sono titolari di legittimi interessi e allo stesso tempo di preservare la memoria storica.Il Piano di conservazione rappresenta lo strumento per la gestione archivistica del documento cartaceo.Si tratta di uno strumento tecnico il cui obiettivo è quello di definire un quadro certo di adempimenti in materia di gestione degli archivi e dare un’indicazione di massima al fine di avviare una valutazione sulle proposte di scarto e di conservazione. Il Piano prende in esame i documenti prodotti e ricevuti dall’Ateneo nell’espletamento delle sue funzioni, con l’indicazione dei tempi di conservazione consigliati in base al periodo di prescrizione previsto dalla normativa. Le informazioni contenute nel Piano consentono di valutare se l’esaurimento dell’utilità giuridico-amministrativa del documento è stato raggiunto, oppure se è assente un interesse come fonte storica del documento o di un’intera serie archivistica (i tempi indicati nel Piano sono sospesi in caso di contestazioni o azioni giudiziarie e possono essere attuati solo dal momento della chiusura della vertenza). Grazie a questo strumento, inoltre, sarà possibile gestire al meglio i versamenti della documentazione in Archivio di deposito (ovvero quella relativa ai procedimenti conclusi, da conservare per l’azione amministrativa e per ricerche future), identificare la documentazione da conservare permanentemente e velocizzare le operazioni di scarto alla scadenza dei termini di conservazione.Il Piano che segue nasce da un confronto diretto con altri strumenti simili, messi a punto in questi anni da altri atenei, che hanno permesso l’attribuzione alle diverse tipologie di documenti del valore amministrativo (svolgimento della sua missione istituzionale), giuridico (interessi, diritti e doveri di soggetti pubblici e privati che operano nell’Ateneo) e storico (testimonianza e memoria dell’attività delle attività istituzionali svolte nell’Ateneo). È stato infatti adottato l’impianto del modello generale di piano proposto da questi stessi studi (principalmente quello dell’Università degli studi di Firenze, pubblicato nel 2018), adattando le voci dell’elenco all’articolazione del piano di classificazione vigente nell’Ateneo e derivato dall’adozione dello standard Titulus ’97.” (dalla relazione tecnica CAeB – dott.ssa Sanzone)