Il Manuale di Conservazione – scopo e ambito
Il Manuale di Conservazione è uno strumento operativo che da un lato rispetta l’obbligo normativo previsto nelle Linee guida, dall’altro risponde alle esigenze concrete dell’Ateneo in relazione alla formazione del proprio archivio.
Rappresenta una guida per gli attori coinvolti nel processo di gestione e di conservazione documentale, affinché pongano in essere le corrette operazioni, ma anche per i cittadini e per le imprese, affinché comprendano le caratteristiche del sistema di conservazione documentale e dei servizi erogati.
Il Manuale di Conservazione del Politecnico di Milano viene reso disponibile nell’ambito delle pagine del “Manuale di Gestione Documentale”, accessibile nella Sezione “Amministrazione trasparente” del sito istituzionale www.polimi.it. e trasmesso alla Soprintendenza archivistica e bibliografica della Lombardia.
La gestione documentale è un processo che può essere suddiviso in tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione.
Il sistema di gestione informatica dei documenti trasferisce al sistema di conservazione:
- i fascicoli informatici chiusi e le serie informatiche chiuse, trasferendoli dall’archivio corrente o dall’archivio di deposito;
- i fascicoli informatici e le serie non ancora chiuse, trasferendo i documenti in essi contenuti sulla base di specifiche esigenze dell’Università, con particolare attenzione per i rischi di obsolescenza tecnologica.
I termini entro cui i documenti informatici devono essere trasferiti in conservazione sono stabiliti in conformità alla normativa vigente e al piano di conservazione adottato.
Il sistema di conservazione assicura, dalla presa in carico fino all’eventuale scarto, la conservazione dei seguenti oggetti digitali in esso conservati, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità:
- i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici, con i metadati ad essi associati;
- le aggregazioni documentali informatiche (fascicoli e serie), con i metadati ad esse associati contenenti i riferimenti che univocamente identificano i singoli oggetti documentali che costituiscono le aggregazioni medesime, rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente.
Il sistema di conservazione è distinto dal sistema di gestione informatica dei documenti ed ha il compito di garantire l’accesso agli oggetti conservati per il periodo previsto dal piano di conservazione dell’Università e dalla normativa vigente, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico.
Archivio
Può essere utile richiamare che – da un punto di vista archivistico – si distinguono tradizionalmente tre fasi di gestione in ragione delle diverse modalità di organizzazione ed utilizzo dei documenti:
- archivio corrente: riguarda i documenti necessari alle attività correnti;
- archivio di deposito: riguarda i documenti ancora utili per finalità amministrative o giuridiche, ma non più indispensabili per la trattazione delle attività correnti;
- archivio storico: riguarda i documenti storici selezionati per la conservazione
Per la terminologia (glossario e acronimi) si rimanda alla sezione dedicata in questo sito.
I riferimenti normativi sono citati nelle varie pagine del manuale e nella sezione dedicata alla normativa in questo sito.