Documenti informatici
Il sistema di conservazione acquisisce, gestisce, organizza e conserva documenti informatici, in particolare documenti amministrativi informatici, e le loro aggregazioni documentali informatiche, sotto forma di fascicoli e serie.
Il passaggio del documento dal sistema di gestione documentale (Titulus) al sistema di conservazione (CONSERVA) deve consentire il mantenimento delle caratteristiche di immodificabilità, integrità e staticità del documento, così come deve essere mantenuto il legame significante del documento con il fascicolo, al fine di preservare e tramandare per il periodo necessario il valore giuridico probatorio, amministrativo e storico.
Il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità se prodotto in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di trasferimento, Linee Guida AGID (Linee Guida sulla formazione gestione e conservazione del documento informatico).
Il processo di conservazione garantisce l’autenticità del documento attraverso il principio dell’ininterrotta custodia nelle fasi di tenuta. Questo principio deve essere garantito anche nel passaggio da un sistema di conservazione all’altro.
In base al CAD i fascicoli e le serie documentarie, anche relative a procedimenti non conclusi, devono essere trasferiti annualmente al sistema di conservazione.
Formati
Il formato è la modalità di rappresentazione della sequenza di bit che costituiscono il documento informatico; è comunemente identificato attraverso l’estensione del file. È dunque l’insieme di informazioni che determinano la modalità con cui un oggetto digitale viene creato, memorizzato e riprodotto. Un oggetto digitale è una sequenza di bit fissati con una certa organizzazione fisica su una memoria.
Tale contenuto digitale viene memorizzato e definito file. La possibilità di fruire e utilizzare un file è determinata dalla capacità di rappresentare la sequenza di bit per mezzo di un apposito software che riproduca, sulla base dei codici e delle regole che costituiscono il file stesso, il contenuto e la forma che gli era stata conferita dall’autore.
La corretta conservazione dei documenti nel tempo è determinata anche dalla scelta dei formati idonei a tale scopo. L’obsolescenza dei formati rappresenta infatti un problema.
Attualmente la soluzione più sicura è adottare, fin dal momento della formazione dei contenuti digitali, formati con caratteristiche idonee a garantire la conservazione a lungo termine, così come indicato nelle Linee guida AGID (all. 2).
Metadati
Insieme alla scelta dei formati, la definizione dei metadati è un’operazione fondamentale per l’attività conservativa delle memorie digitali a medio e lungo termine.
Le caratteristiche proprie del documento vengono tradotte in ambito elettronico in metadati, cioè dati connessi a un documento informatico, a un fascicolo informatico o ad un’aggregazione documentale per identificarlo, descrivendone il contesto, il contenuto e la struttura, così da permetterne la gestione nel tempo, in conformità a quanto definito negli standard internazionali.
Le Linee guida AGID (all. 5) stabiliscono i metadati da sottoporre a conservazione associati al documento informatico, al documento amministrativo informatico e all’aggregazione documentale informatica.
I metadati sono informazioni connesse ai dati primari creati e trattati: sono a loro volta dati che descrivono, spiegano, localizzano una risorsa informativa rendendone più semplice il recupero, l’utilizzo e la gestione (ad esempio, il riferimento all’autore o alla tipologia di dato, il riferimento temporale alla creazione o registrazione del dato, la classificazione, etc).
Il sistema di conservazione strutturato sul modello OAIS (Open Archival Information System) è predisposto per conservare queste differenti tipologie di metadati in luoghi diversi e si avvale di una caratteristica propria dei metadati per cui essi possono far parte del dato stesso o possono essere archiviati come oggetti esterni e organizzati in gerarchie, ontologie o schemi.