ASSEGNAZIONI

L’assegnazione dei documenti ricevuti.

La documentazione viene assegnata principalmente in base alle indicazioni del mittente. Nei casi di indicazioni generiche, le assegnazioni verranno effettuate sulla base di indicazioni fornite dai servizi delle aree dirigenziali, dall’analisi di precedenti già trattati, nonché dalla normativa vigente.

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Individuazione del Responsabile del Procedimento Amministrativo (RPA)

Dopo la cernita a cura del settore posta (cfr Gestione Posta interna) per la corrispondenza in entrata per la quale si ritenga necessaria una registrazione a protocollo, deve essere identificato il Responsabile di Procedimento Amministrativo (RPA) ai sensi della legge 241/2000.
Per identificare RPA (e relativa UOR di appartenenza) è necessario procedere all’analisi del documento da protocollare.

• Il destinatario è chiaramente indicato ed è già responsabile di altri procedimenti, verificata la congruenza anche di questo documento con l’attività svolta, viene indicato quale RPA del documento;
• Se il destinatario è “il Rettore”, occorre valutare a quale area/servizio dovrà essere assegnata la lettera, indicandolo comunque in cc;
• Nel caso il destinatario sia genericamente un servizio o un’area AC, verrà indicato quale RPA il caposervizio o il dirigente dell’Area;

Nel caso il destinatario si così generico da non poter chiaramente identificare, dalla lettura del documento, alcuna persona dell’Ateneo quale RPA, si procederà effettuando alcuni controlli:

• effettuando una ricerca in TITULUS, inserendo ad esempio, nel campo “ricerca globale” l’oggetto della lettera o parole significative in esso contenuto. Molto spesso vengono presentati documenti su analoghi argomenti, dai quali poter dedurre una corretta attribuzione di RPA;
• contattando il mittente per avere indicazione del referente presso il Politecnico, cui poi attribuire la RPA.