Accordo di versamento
La definizione di Accordo di versamento è ripresa dallo standard OAIS – ISO 14721 ed indica il documento formale che stabilisce la categoria dei documenti e i relativi metadati oggetto di conservazione, i formati da gestire, le modalità operative di trasferimento, i controlli di presa in carico dei pacchetti e le responsabilità specifiche in capo a tutti i soggetti coinvolti nel procedimento di conservazione.
L’AdV è un accordo fra Cliente e Conservatore che descrive le modalità di trasmissione dei SIP (Submission Information Package – Pacchetti di Versamento – PdV).
E’ quindi un contratto fra l’Università e il Conservatore, firmati dal Responsabile della conservazione dell’Ateneo e dal Responsabile del servizio di conservazione.
Le condizioni di versamento formalizzano sia i dettagli tecnici della procedura di versamento, quali il protocollo di comunicazione, lo standard di firme e i controlli sul buon esito del versamento, sia gli aspetti archivistici, come la descrizione della tipologia del documento, del contesto, della provenienza e i tempi di conservazione dei documenti e dei fascicoli.
La necessità di esplicitare ogni singolo aspetto del versamento e di quanto versato deriva dalla complessità dell’azione conservativa nel contesto digitale. Di conseguenza, più le informazioni raccolte in fase di versamento sono dettagliate e precise, più la conservazione potrà essere efficiente e completa. L’accordo di versamento è passibile di revisione nel caso in cui degli aspetti del processo di conservazione siano da modificare.
Accordo di versamento in essere (23/10/2023):
- 2015 e 2018 = Conservazione delle fatture elettroniche attive verso PA trasmesse da Titulus tramite SDI (Sistema di Interscambio) [FATT.SDI.PA.TTS.PM]
- 2018 = CONSERVAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE PASSIVE E DEI LOTTI RICEVUTI TRAMITE SDI (SISTEMA DI INTERSCAMBIO) [FATT.PAS.SDI.TTS.PM]
- 2018 = CONSERVAZIONE DEI REGISTRI IVA INVIATI DA TITULUS [REG.IVA.TTS.PM]
- 2018 = CONSERVAZIONE DEI CONTRATTI IN FORMA PUBBLICA AMMINISTRATIVA INVIATI DA TITULUS [CONTR.FPA.TTS.PM]
- 2018 = CONSERVAZIONE DEI CONTRATTI MEPA INVIATI DA TITULUS [CONTR.MEPA.TTS.PM]
- 2019 = CONSERVAZIONE DEI CONTRATTI E DELLE CONVENZIONI INVIATI DA TITULUS [CONTR.TTS.PM]
- 2019 = CONSERVAZIONE DEI DECRETI INVIATI DA TITULUS [DECR.PART.TTS.PM]
- 2022 = CONSERVAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE ATTIVE VERSO PRIVATI TRASMESSE DA TITULUS [FATT.ATT.SDI.PRIV.TTS.PM]
- 2022 = CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE RELATIVA ALL’ALBO [ALBO.PM]
- 2022 = CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE RELATIVA ALL’AMMINISTRAZIONE CONTABILE – MISSIONI, RIMBORSI E RDA-CASSA [DOC.AMM.CONT.POLIMI.TTS.PM]
- 2022 = CONSERVAZIONE DEI LIBRI CONTABILI INVIATI DA TITULUS TRAMITE INTEGRAZIONE CON UGOV [LIB.CONT.POLIMI.TTS.PM]
- 2022 = CONSERVAZIONE DEI REGISTRI DEI VERBALI D’ESAME E DEI VERBALI DI LAUREA [REG.VERB.ESAMI.LAUREA.POLIMI.TTS.PM]
- 2022 = CONSERVAZIONE DEI VERBALI DEGLI ORGANI COLLEGIALI ACQUISTI MEDIANTE DIGITALIZZAZIONE IN CONFORMITÀ CON GLI ORIGINALI CARTACEI [VERB.ORG.COL.DIGIT.POLIMI.TTS.PM]
- 2022 = CONSERVAZIONE DEI VERBALI DEGLI ORGANI COLLEGIALI DA TITULUS [VERB.ORG.COL.TTS.PM]