AOO – Area Organizzativa Omogenea

Area Organizzativa Omogenea (AOO) di una istituzione è l’insieme di funzioni e di strutture individuate dall’amministrazione, cui sono assegnate funzioni omogenee, presentando esigenze di gestione documentale in modo unitario e coordinato, ai sensi della normativa vigente.

Nel 2005, in occasione dell’istituzione del registro di protocollo Titulus, si sono istituiti due registri di protocollo:
– uno per l’Amministrazione Centrale – con una AOO
– uno per le strutture periferiche – con 19 AOO quante le strutture ad esso riferite

Questa articolazione ha determinato l’iniziale gestione delle caselle PEC che – integrate nel registro di protocollo – erano previste una per ciascuna AOO.
A partire dal 1/4/2014, in occasione della definizione di un’unica AOO per l’Ateneo, si sono comunque mantenute le caselle PEC delle strutture periferiche associate ora alle rispettive UOR.

L’accesso alle partizioni dei registri ante unificazione (quindi per registrazioni fino al 31/3/2014) è possibile solo da profili di amministratore (link a procedura riservata). Eventuali richieste relative a recuperi di informazioni riferite a quel periodo, devono essere fatte a protocollo@polimi.it , fornendo le maggiori informazioni possibili per poter effettuare una efficacie ricerca.

UOR – Unità Organizzativa Responsabile

Unità organizzativa responsabile (UOR) è, all’interno della AOO, un complesso organizzato di risorse umane e strumentali cui è stata affidata una competenza omogenea nell’ambito della quale i dipendenti assumono la responsabilità nella trattazione di affari, attività e procedimenti amministrativi.

Il Politecnico di Milano è dal 1/4/2014 organizzato in un’unica area organizzativa omogenea (AOO) composta dall’insieme di tutte le strutture dell’Ateneo:

  • i servizi delle aree dirigenziali (comprese le scuole ed i laboratori)
  • le strutture dipartimentali
  • i poli territoriali

UOP – Unità Organizzativa di registrazione di Protocollo

Unità Organizzativa di registrazione di Protocollo (UOP) è una UOR con una funzione specifica, è l’ufficio o la persona che svolge prevalentemente attività di registrazione di protocollo.

Presso ciascun dipartimento e presso i poli territoriali sono attive UOP di protocollo, dimensionate sulle esigenze della singola UOR di riferimento, per le sole attività di registrazione.

UOP – Servizio Posta Protocollo e Archivio – Mail Registration office and Archive

Attualmente la Unit SMRA (Mail, Registration Service and Archive – Division ICT) è la principale UOP per i protocolli in entrata dell’Ateneo, con funzioni di servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi correnti e di deposito, come previsto dal DPR 445/2000, art. 61.

sedi ed orari

front-office posta e protocollo

organizzazione

cronologia del servizio dal 2009

Gerarchia (in T5) o Organigramma

Dal registro di protocollo (Titulus) è possibile visualizzare la gerarchia completa della nostra AOO.

In questo caso le Aree Dirigenziali (o Division) si presentano in forma “compatta”.

Per l’Organigramma dell’Ateneo si rimanda alla pagina del sito  (www.polimi.it) ad esso dedicato.

Servizio Posta Protocollo e Archivio – Mail Registration office and Archive

SEDI ed ORARI

I settori posta e protocollo sono presso l’ed. 3 (piano-1), in campus Leonardo.

Il settore archivio di deposito è all’ed. 1 (rettorato – piano -1), in campus Leonardo.

settoreorarioemailtelefono 02 2399 +
posta9-17front-office postaposta@polimi.it+ 2030
protocollo9:30-12:30 13:30-16:00front-office protocolloprotocollo@polimi.it+ 2062
archivio di deposito8:30-12:30 13:30-16:00accesso su appuntamentoarchiviodeposito@polimi.it+ 2063, + 2035 o + 2130

Dal 1/3/21 le richieste di annullamento protocolli e di abilitazione nuovi operatori saranno gestite in modalità ticket OTRS.

Front-office Posta (POSTA in ENTRATA)

Il front-office del settore è aperto dalle 9 alle 17 (orario continuato), da lunedì a venerdì.

Vengono ritirati pacchi, plichi e buste, purché siano indirizzati al Politecnico di Milano.

E’ possibile “non ritirare” merce destinata a strutture ubicate al civico 32 di Piazza Leonardo da Vinci, solo se in presenza di una comunicazione scritta che dia disposizione a riguardo (ad es. DCMC chiede che non siano ritirati i pacchi a loro destinati perché potrebbero aver bisogno di tempestivi accorgimenti di conservazione).

Il settore posta garantisce le consegne interne da un giorno con l’altro.

In caso di urgenza è possibile passare al front-office posta e – muniti di documento identificativo o di delega – ritirare direttamente l’eventuale pacco in consegna. Per pacchi molto voluminosi ci si riserva la valutazione dell’eventuale consegna interna con altra modalità.

posta in entrata

Attenzione per posta in entrata si intende tutto quanto viene consegnato all’Ateneo:

  • buste con documentazione amministrativa
  • oggetti acquistati per attività di didattica e ricerca
  • riviste cartacee
  • doni e campioni (per gare)

Front-office PROTOCOLLO

Il front-office del settore protocollo è aperto dalle 9.30 alle 12.30 e dalle 12.30 alle 16, da lunedì a venerdì.

All’atto della consegna al front-office protocollo, l’operatore compila una ricevuta costituita da tre talloncini:

– una matrice (che resta all’ufficio)

– un talloncino che viene incollato alla busta in consegna

– un talloncino che viene consegnato al latore della busta, quale ricevuta della consegna

La ricevuta è numerata, datata, riporta l’orario della consegna ed il nome e la firma dell’operatore addetto al ritiro. Il numero riportato sulla ricevuta non è il numero di protocollo, ma solo un numero di registrazione. Vengono protocollati tutti i documenti consegnati entro le ore 16 (consegnati a mano, pervenuti a mezzo vettori commerciali, in bozza quali PEC, o alle caselle email istituzionali preposte).

Organizzazione – POSTA in ENTRATA

Il settore garantisce la distribuzione a 4800 destinatari (PDOC e PTA, compresi dottorandi, assegnisti e ditte che svolgono attività presso l’ateneo) su circa 90 punti-consegna.

La gestione della posta tracciata (buste e pacchi) utilizza un sw (eW Traking) consente, in modalità paperless – oltre al monitoraggio dei volumi di consegna –  di avere traccia (firma) di chi ritira effettivamente la posta (portineria di dipartimento o addetto interno alla posta) e di inviare contestualmente una email di notifica (alert) al destinatario finale.

L’analisi dei volumi di consegna registrati – da maggio 2016 – porta ad efficaci valutazioni delle più opportune modalità di gestione e consegna della posta interna. Nel corso del 2020 è in atto una sperimentazione che porta distinguere il recapito/presa di posta interna proveniente da vettori commerciali, dalla gestione della posta interna, costituita da pacchi (non provenienti da mittenti extra poli, ma cancelleria, libri, merchandising) da recapitare alle varie strutture dei campus milanesi, adottando il seguente programma giornaliero:

– 8-10 = consegna/ritiro presso le strutture del campus Leonardo = posta commerciale

– 10.30-12-30 = consegna/ritiro presso le strutture del campus Bovisa = posta commerciale

– 13.30-14.30 = consegna/ritiro presso le strutture del campus Leonardo = pacchi interni

– 15-16 = consegna/ritiro presso le strutture del campus Bovisa = pacchi interni

Nell’ambito del recapito della “posta interna” dalla sede Leonardo alle sedi territoriali, si utilizza il corriere DHL con una frequenza di 3 volte alla settimana.   Il front-office posta ha orario continuato dalle 9 alle 17 ed oltre alle attività di registrazione della corrispondenza tracciata, garantisce la presa da parte di corrieri che vedono nel nostro servizio la garanzia di poter consegnare presso il nostro ateneo.

Le attività vengono svolte in regime di “servizi integrati” e quanto viene richiesto dall’appalto è dettagliato nella procedura “Gestione Posta in entrata e uscita” (vedi box).

Per ulteriori informazioni si rimanda alla sezione dedicata ai flussi documentali.

Avviso di Giacenza (Poste Italiane)

Durante i periodi di chiusura (vacanze natalizie e settimana di ferragosto) Poste Italiane lascia avvisi di giacenza per le raccomandate in consegna.

Come servizio possiamo andare all’ufficio postale di riferimento, ma garantiamo il ritiro solo per gli avvisi che riportano – quale destinatario – POLITECNICO, per altri destinatari occorre la loro delega e copia di un documento di identità.

Così si presentano gli Avvisi di Giacenza di Poste Italiane.

Questa la delega per predisporre il ritiro: delega generica 2021

Per altre informazioni vedi FAQ 1.5.

Organizzazione – POSTA in USCITA

Il settore cura l’invio della posta in uscita dell’Amministrazione Centrale e per numerose strutture dipartimentali.

Il Politecnico ha stipulato due contratti per la posta in uscita:

Poste Italiane – per invii di piccole o medie dimensioni, entro i 2 kg.

DHL – per invii voluminosi o di peso superiore ai 2 kg

A partire dal 2017 è attiva la registrazione di tutta la posta (tracciata e non) con evidenza di mittente, destinatario, tipologia di invio e costo.

KIT POSTA in USCITA

Qui sotto tre file excel utili e/o indispensabili per la gestione della posta in uscita (il download può essere diverso da browser in uso):

Organizzazione – PROTOCOLLO – attività base

Le attività principali del settore sono la valutazione della posta in entrata e – ove prevista – la sua registrazione al registro di protocollo informatico di Ateneo (Titulus) nella giornata di consegna, con il termine ultimo delle ore 16 per ogni tipologia di supporto. Infatti oltre alle istanze cartacee (consegnate a mano o per posta o corriere) sono ora sempre più numerose le consegne a mezzo PEC (pecateneo@cert.polimi.it), email o faxserver.

Il settore, nella sua funzione di UOP centrale, gestisce la corrispondenza in entrata destinata alle aree dell’AC e, dal 1 novembre 2022, anche quella destinata a tutti i Dipartimenti dell’Ateneo ed a tutte le strutture territoriali periferiche.

Nel dato dei protocolli in arrivo sono comprese le registrazioni di FE (Fatture Elettroniche) che vengono trattate e registrate a protocollo senza l’intervento del nostro servizio ma grazie a predisposti web service.

La documentazione in entrata – pervenuta ai singoli uffici a caselle mail non certificate – può essere consegnata al settore protocollo, con richiesta di registrazione, utilizzando la casella condivisa protocollo@polimi.it.

Sono garantite quotidianamente – oltre alle registrazioni – le attività di assistenza, telefonica e online, per le procedure di registrazione, fascicolazione ed invio PEC.

I contatti specifici sono protocollo@polimi.it e l’interno telefonico 2062, gli orari garantiti sono 9.30-12.30 e 13.30-16.00.

Dal 3 aprile 2017 per la gestione dell’Albo Ufficiale di Ateneo è attiva una procedura (work flow) integrata nel registro di protocollo informatico di Ateneo (Titulus) che costituisce un notevole miglioramento nella gestione di questo particolare repertorio.

Con questa procedura – completamente paperless e compatibile con i documenti recanti la firma digitale – viene tracciato ogni singolo passaggio della predisposizione della documentazione da esporre all’albo (pagine fruibili dal sito web www.polimi.it) non perdendo mai l’associazione alla responsabilità amministrativa del documento (RPA).

Le attività di registrazione a protocollo vengono svolte sia da personale in regime di “servizi integrati” sia da personale di ruolo al Politecnico. Tutto il personale addetto opera nell’ambito della già citata procedura “Gestione Posta in entrata e in uscita”.

Per le funzioni del protocollo informatico (Titulus) si veda anche la sezione GESTIONE di questo sito.

Procedura protocollo

Accedi alla procedura del protocollo

Organizzazione – PROTOCOLLO – attività avanzate

Rientrano tra le attività svolte principalmente, e quasi esclusivamente, dal capo servizio, i rapporti con i fornitori (interni ed esterni) ed i referenti dei servizi in appalto, mantenere costante il controllo dei servizi erogati.

Alcune attività legate alla tenuta del registro di protocollo (Cineca), sono a carico del responsabile del servizio:

  • aggiornamento dei dati relativi al Politecnico di Milano nel sito IPA Indice delle Pubbliche Amministrazioni (www.indicepa.gov.it)
  • attività di formazione interna, in accordo con AURO formazione@polimi.it
  • creazione nuovi profili operatori Titulus (vedi sezione Profili)

Organizzazione – ARCHIVIO di DEPOSITO

Il settore gestisce – dell’Archivio Generale di Ateneo – la sezione “archivio di deposito” (sedi Rettorato e Sesto Ulteriano).

Viene fornita consulenza alle attività di ricerca e consultazione per personale interno presso “sala studio” (su appuntamento).

Tradizionalmente l’AGA ha sempre solo gestito la documentazione dell’Amministrazione Centrale dell’Ateneo, ma le strutture dipartimentali e le loro evoluzioni negli anni non possono non essere considerate storia dell’Ateneo e quindi dal 2010 il settore archivio accoglie anche documentazione dipartimentale curando – oltre ai versamenti – di dare informazione ai colleghi su cosa deve essere considerata documentazione da conservare e per quanto tempo.

Viene periodicamente istruita la procedura di scarto di documentazione amministrativa, curando – anche per conto dei dipartimenti – la procedura interna (CdA) ed i rapporti con la Soprintendenza Archivistica per la Lombardia (nostro referente istituzionale).

Per le attività relative alla tenuta e conservazione dei materiali si veda la sezione CONSERVAZIONE di questo sito.

Procedura Archivio di Deposito

Accedi alla procedura dell’archivio di deposito

Cronologia del servizio dal 2009

2009 – 2010 (ottobre)

Il Servizio Posta Protocollo e Archivio (SPPA) ha un nuovo assetto dal gennaio 2009 nell’Area Ricerca e Sistemi Documentali (dirigente dott. Luca Bardi) che unifica due settori (precedente mente afferenti ad altre aree):

– la posta, allora solo cartacea, sia in uscita che in entrata, con annesse attività di consegna interna;

– il protocollo e l’archivio, e – di fatto – le tre età che l’archivistica riconosce ad un documento: l’archivio corrente, archivio di deposito e quello storico;

Lo schema organizzativo così articolato in tre settori (posta, protocollo e archivio) è voluto dall’amministrazione per migliorare la gestione documentale che risultava penalizzata dallo scarso coordinamento delle funzioni postali con quelle relative alla registrazione a protocollo, prefigurando una migliore definizione dei servizi destinati sia ad un’utenza interna che esterna.

La sede che rappresenta l’unificazione delle due attività (posta e protocollo) è presso il rettorato (piano terra), negli spazi che già da qualche anno ospitavano il protocollo.

2010 (novembre) –  2017 (luglio)

Dal novembre 2010 il servizio SPPA mantiene l’articolazione dei settori ma subisce tre sostanziali modifiche:

– cambia area e passa dalla soppressa Area Ricerca e Sistemi Documentali alla nuova Area Gestione Infrastrutture e Servizi (dirigente dott. Cristian Borrello);

– vive una significativa modifica nel settore archivio: viene esplicitata e quantificata la componente di “archivio storico” nel complesso dell’Archivio Generale di Ateneo (AGA) (dalla fondazione dell’Ateneo al 1970/72) e tutta la documentazione così individuata viene trasferita in Bovisa nel costituendo Servizio Archivi dell’Area Sistema Biblioteche e Archivi (dirigente ad interim dott. Antonio Marcato);

– si trasferisce in una nuova sede (ed. 3, piano -1) del campus Leonardo;

Nel 2011 (settore archivio) viene attuata la prima mappatura dell’archivio di deposito (ed. 1, piano -1), si apre alla possibilità di effettuare versamenti in archivio di deposito anche da parte di strutture periferiche (dipartimenti e poli territoriali).

Nel 2012 (settore protocollo) entra in vigore il titolario di classificazione unificato (strutture centrali e periferiche), definendo quindi un unico registro di protocollo per l’Ateneo.

Nel 2014 (settore posta) si utilizza per la prima volta un dispositivo per la gestione interna paperless dei pacchi/plichi consegnati in modalità tracciata.

Il 2014 (settore protocollo) è caratterizzato dalla possibilità di effettuare operazioni di protocollazione (in entrata) in modo centralizzato non solo più per le aree dell’AC, ma anche per i dipartimenti: dopo una fase sperimentale ad oggi sono otto le strutture gestite dagli operatori SPPA per la protocollazione della posta in entrata (DIG, DICA, DABC, DASTU, DEIB, DAER, DENG e PTCR (solo PEC).

Il Direttore Generale decreta – nel 2015 – l’entrata in vigore del nuovo Manuale di Gestione Documentale (DG n. 574/SAGNI del 4 febbraio 2015, come da indicazione all’Art. 4 – DPCM 3 dicembre 2013 – “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis , 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005” (GU Serie Generale n.59 del 12-3-2014 – Suppl. Ordinario n. 20) e –  nel 2016, nell’ambito dei processi di dematerializzazione che interessano l’ateneo – l’obbligo di produrre e d gestire i decreti ed i contratti in sola forma digitale (DG n. 3282_2016).

2017 (agosto) – 2017 (settembre)

Il servizio SPPA cambia nuovamente la sua collocazione nell’ambito delle aree dirigenziali e confluisce nella riarticolata Area Sistema Archivistico e Bibliotecario (dirigente ad interim dott. Cristian Borrello).

2017 (ottobre) – 2019 (dicembre)

La dott.ssa Chiara Pesenti assume l’interim dell’Area Sistema Archivistico e Bibliotecario.

Viene attuata la seconda mappatura dell’archivio di deposito (aggiornamento della precedente del 2011) e nell’estate 2018, le segreterie studenti devono lasciare il piano -1 dell’edificio sito in via Golgi (per consentire la riconversione degli spazi a parcheggi, nell’ambito della riqualificazione del campus Leonardo) ed il servizio cura il trasferimento nel deposito di Sesto Ulteriano di 930 ml. di fascicoli studenti (facoltà di architettura e facoltà di ingegneria) e nell’archivio di deposito del rettorato di 100 ml. di registri degli esami (architettura, design e ingegneria). La documentazione viene versata senza un efficace corredo descrittivo e, dal settembre 2018, il servizio PPA cura il recupero dei fascicoli con uscite quindicinali.

Dal 1 settembre 2018 è conferito a Silvia Bergna l’incarico di Responsabile della Conservazione Digitale.

Nel 2019 il servizio PPA si coordina al RG del PTCO nella valutazione della documentazione amministrativa del polo, le attività di censimento e valutazione vengono affidate al settore archivi della CaeB, e costituiscono la base per la redazione del massimario di conservazione (attività da svolgersi in accordo con la Soprintendenza Archivistica per la Lombardia).

2020 – 2023

Dal 2020 il servizio – che nell’ambito della riorganizzazione dei servizi dell’AC prende anche il nome di SMRA “Mail, Registration office and Archive” – passa nell’Area servizi ICT (dirigente dott. Fabrizio Pedranzini).

Due aspetti caratterizzano le attività del servizio, il processo di dematerializzazione delle procedure in uso presso il nostro Ateneo, con particolare attenzione alla tematica delle sottoscrizioni, e la creazione di un Manuale di Gestione in versione web.

Dal febbraio 2021, è adottato il Piano generale di conservazione dei documenti del Politecnico di Milano (link).

In ottobre 2022 l’intero servizio conclude il percorso di certificazione Qualità ISO 9001:2015 in precedenza avviato per le attività di gestione della posta in entrata, posta in uscita, protocollazione e archiviazione delle sedi di Leonardo e Sesto Ulteriano.