EDIZIONE 2023 – il sito web di SMRA per la Gestione Documentale
Il Politecnico di Milano è giunto alla sua quarta edizione del “Manuale di Gestione Documentale” ed accetta la sfida di assumere una forma dinamica ed in costante evoluzione. L’edizione 2023 realizzata dal Servizio Mail, Registration office and Archive (SMRA) è quindi un sito totalmente accessibile ed aggiornabile in ogni momento, che tuttavia non si sottrae alla necessità normativa di fornire una versione offline che ne definirà i contenuti ad un tempo “zero”.
Questa edizione si caratterizza da:
- accessibilità – sia nel senso tecnico (da diversi dispositivi o browser) sia nel senso del contenuto, i contenuti sono irreprensibili, ma il linguaggio è il “nostro”, chiaro e concreto;
- navigabilità – possiamo leggere questo sito, una pagina dopo l’altra, possiamo partire da un argomento che più ci sta a cuore e scoprire temi affini;
- Quick reference – una sezione di indicazioni rapide per chi usa poco il protocollo ma deve effettuare operazioni che non ne possono prescindere;
- FAQ – abbiamo riprodotto molte delle domande che in questi anni ci sono state fatte al telefono o a mezzo email da parte di colleghi che stavano lavorando. Sono quindi domande reali che vogliamo mettere in comune per condividere esperienze.
Come è organizzato questo sito
La sezione “Introduzione”
Qui trovano spazio le illustrazioni delle attività preliminari alla vera e propria gestione documentale, anche se ad essa molto spesso imprescindibili:
- cosa si intende per Manuale di Gestione Documentale, compresa una breve storia degli strumenti adottati presso il nostro ateneo;
- la PEC – Posta Elettronica Certificata
- una sezione dedicata ad acronimi e glossari
- ed una con i referenti, la normativa e gli incarichi in ambito documentale
E poi, seguendo lo spirito delle Linee Guida AGID 2020, ecco le quattro azioni principali:
Organizzazione
Formazione
Gestione
Conservazione
da ultimo tre sezioni di servizio:
contatti
FAQ
a Quick Reference
alcune procedure rapide per risolvere in poche mosse un problema documentale, rimandando a quando si avrà più tempo, lo scoprire il perché di certi passaggi
I livelli di accesso
Non tutti i contenuti di questo sito sono accessibili a chiunque.
Ecco quindi che si sono articolari tre livelli di accesso:
- il primo, più ampio, accessibile dalla Home page del Politecnico di Milano, è relativo ai contenuti illustrativi della gestione documentale;
- il secondo, accessibile da “servizi on-line”, è destinato alla comunità politecnica, agli operatori soprattutto (più di 900 accreditati all’uso del protocollo informatico) che troveranno qui procedure puntali per diverse situazioni di natura documentale;
- il terzo, ristretto agli amministratori degli applicativi, offre a poche persone, un luogo di raccolta e di consultazione di documentazione tecnico operativa utile in situazioni di emergenza (link accessibile solo ad utenti abilitati);
