Ambito di applicazione del Manuale
Questo Manuale di Gestione – redatto in ottemperanza alla normativa vigente – espone procedure e fornisce istruzioni da applicarsi in tutte le strutture del Politecnico di Milano: gli uffici in staff alla Direzione Generale, i servizi delle Aree Dirigenziali, i Dipartimenti ed i Poli territoriali.
Periodicità di aggiornamento
Il sito viene aggiornato, in genere, con periodicità quindicinale. Ciascuna pagina o ciascun documento reca la data dell’ultima modifica.
Annualmente viene effettuata una versione “statica” che viene inviata alla Soprintendenza archivistica e bibliografica della Lombardia, così come concordato in fase di autorizzazione di questa nuova modalità editoriale (Prot n. 98753 del 14/06/2021).
Caratteristiche tecniche
Il sito è stato realizzato tramite il CMS (Content Management System) utilizzando il sw WordPress (profilo Ederned) che:
- consente la creazione e distribuzione di un sito Internet formato da contenuti testuali o multimediali, gestibili ed aggiornabili in maniera dinamica
- ma anche la sua esportazione in forma statica per consentire la sua storicizzazione e validazione
E’ stato inoltre progettato secondo gli standard HTML5/CSS del W3C per garantirne la piena compatibilità con i differenti browser. Può essere consultato tramite computer desktop, smartphone e tablet grazie all’utilizzo di template responsive realizzati con il CSS framework Skeleton.
Le edizioni precedenti
Il Politecnico di Milano ha adottato il suo primo “Manuale di Gestione per il protocollo informatico” nel 2009 [rep. 933 / prot. 6987 del il 6 aprile 2009].
Il Manuale del 2009 è in realtà un doppio manuale, uno per l’amministrazione centrale ed uno per le strutture periferiche, impostazione che rispecchia l’articolazione dell’ateneo.
Nel 2015 [DG n. 574/SAGNI del 4 febbraio 2015] viene redatta ed adottata una nuova versione che – oltre a recepire le indicazioni del CAD (in particolare l’attuazione delle regole tecniche, DPCM 3 dicembre 2013, rese operative dal 12/3/2014) – descrive la nuova realtà documentale dell’Ateneo che vede, dal 1/4/2014, confluire in una unica AOO tutte le strutture (aree dirigenziali, dipartimenti e poli territoriali) del Politecnico.
Le edizioni precedenti:
3.5 Manuale di Gestione
“Il manuale di gestione documentale descrive il sistema di gestione informatica dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
Nel manuale di gestione documentale sono riportati, in particolare:
1. relativamente agli aspetti dell’organizzazione:
a) le modalità di utilizzo degli strumenti informatici per la formazione dei documenti informatici e per lo scambio degli stessi all’interno ed all’esterno dell’AOO, applicando le modalità di trasmissione indicate nell’allegato 6 “Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati”;
b) l’indicazione delle unità organizzative responsabili (UOR) delle attività di registrazione di protocollo, di archiviazione dei documenti all’interno dell’AOO;
c) l’indicazione delle regole di assegnazione dei documenti ricevuti con la specifica dei criteri per l’ulteriore eventuale inoltro dei documenti verso aree organizzative omogenee della stessa amministrazione o verso altre amministrazioni;
d) i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso, interno ed esterno all’Amministrazione, al sistema di gestione informatica dei documenti;
2. relativamente ai formati dei documenti:
a) l’individuazione dei formati utilizzati per la formazione del documento informatico, come introdotti nel paragrafo 3.6, tra quelli indicati nell’Allegato 2 “Formati di file e riversamento”;
b) la descrizione di eventuali ulteriori formati utilizzati per la formazione di documenti in relazione a specifici contesti operativi che non sono individuati nell’Allegato 2 “Formati di file e riversamento”;
c) le procedure per la valutazione periodica di interoperabilità dei formati e per le procedure di riversamento previste come indicato al paragrafo 3.7 e nell’Allegato 2 “Formati di file e riversamento”;
3. relativamente al protocollo informatico e alle registrazioni particolari:
a) le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito delle attività di registrazione;
b) la descrizione completa e puntuale delle modalità di utilizzo della componente «sistema di protocollo informatico» del sistema di gestione informatica dei documenti;
c) le modalità di utilizzo del registro di emergenza ai sensi dell’art. 63 del TUDA35, inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente;
d) l’elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo, per cui è prevista registrazione particolare ai sensi dell’art. 53, comma 5, del TUDA36;
e) determinazione dei metadati da associare ai documenti soggetti a registrazione particolare individuati, assicurando almeno quelli obbligatori previsti per il documento informatico dall’Allegato 5 alle presenti Linee Guida;
f) i registri particolari individuati per la gestione del trattamento delle registrazioni particolari informatiche anche associati ad aree organizzative omogenee definite dall’amministrazione sull’intera struttura organizzativa e gli albi, gli elenchi e ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti, riconosciuti da una norma;
4. relativamente alle azioni di classificazione e selezione:
a) il piano di classificazione adottato dall’Amministrazione, con l’indicazione delle modalità di aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione, con riferimento alle procedure di scarto;
5. relativamente alla formazione delle aggregazioni documentali:
a) le modalità di formazione, gestione e archiviazione dei fascicoli informatici e delle aggregazioni documentali informatiche con l’insieme minimo dei metadati ad essi associati;
6. relativamente ai flussi di lavorazione dei documenti in uso: a) la descrizione dei flussi di lavorazione interni all’Amministrazione, anche mediante la rappresentazione formale dei processi attraverso l’uso dei linguaggi indicati da AgID, applicati per la gestione dei documenti ricevuti, inviati o ad uso interno;
7. relativamente alle misure di sicurezza e protezione dei dati personali adottate:
a) le opportune misure tecniche e organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio anche in materia di protezione dei dati personali;
8. relativamente alla conservazione:
a) per le Pubbliche Amministrazioni il piano di conservazione è allegato al manuale di gestione documentale, con l’indicazione dei tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in conservazione ed eventualmente scartate;”
[estratto da Linee Guida AGID – 3.5 p. 26-27]