Tutti i documenti, indipendentemente dal supporto, possono essere riuniti in fascicoli o serie documentarie.
Presso il Politecnico di Milano sono presenti tre tipologie di fascicolo:
- fascicolo di procedimento
- fascicolo personale (per il personale docente e tecnico amministrativo)
- fascicolo studente
L’apertura di un nuovo fascicolo è effettuata direttamente dal responsabile di procedimento.
La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l’operazione di apertura, regolata dal manuale operativo del sistema, che prevede la registrazione sul repertorio/elenco dei fascicoli o nel sistema informatico delle seguenti informazioni:
- categoria e classe del titolario di classificazione;
- numero del fascicolo (la numerazione dei fascicoli è annuale e indipendente per ogni classe);
- oggetto del fascicolo;
- data di apertura;
- ufficio a cui è assegnato;
- responsabile del procedimento (RPA);
- livello di riservatezza eventualmente previsto;
- tempo previsto di conservazione.
Il sistema di protocollo informatico aggiorna automaticamente il repertorio/elenco dei fascicoli.
Entro il mese di novembre il Responsabile della gestione documentale (RGD) provvede a formulare, sulla base del titolario, di concerto con le unità organizzative dell’ente, il piano della fascicolazione per l’anno successivo.
MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI DEI FASCICOLI
La riassegnazione di un fascicolo è effettuata, su istanza scritta (a mezzo email) dell’ufficio o dell’unità organizzativa che ha in carico il fascicolo, dal servizio archivistico che provvede a correggere le informazioni del sistema informatico e del repertorio dei fascicoli e inoltra successivamente il fascicolo al responsabile del procedimento di nuovo carico. Delle operazioni di riassegnazione, e degli estremi del provvedimento di autorizzazione, è lasciata traccia nel sistema informatico di gestione dei documenti.
TENUTA DEI FASCICOLI DELL’ARCHIVIO CORRENTE
I fascicoli dell’archivio corrente sono formati a cura dei responsabili di procedimento e conservati, fino al trasferimento nell’archivio di deposito, presso gli uffici di competenza.
PROCEDURA GESTIONE FASCICOLI
In questo box si possono consultare le slide di un corso di formazione sulla fascicolazione, tenutosi nel 2023, presso il nostro ateneo: la procedura di fascicolazione