2.1) Quanti cc posso inserire (lato amministrazione) e quanti RPA ?
Una registrazione a protocollo può contenere informazioni che possono essere di interesse a più uffici o a che coinvolgono più persone dello stesso ufficio, ecco che più persone (non esiste un limite, ma non abbiamo mai superato le venti persone) possono essere messe in “copia conoscenza” (gergalmente in CC) in una registrazione a protocollo. Non hanno obblighi, ma sono informate dei fatti.
Ma può essere indicato un solo RPA (Responsabile del Procedimento Amministrativo) per ciascun documento, ed è la persona responsabile della pratica.
2.2) Perchè dopo aver fascicolato un documento, questo cambia RPA ?
Perché i due RPA non coincidevano, ma era verificata l’identità di classificazione, si è riusciti ad inserire nel fascicolo il documento ma questo ha ceduto la responsabilità a quella del fascicolo.
2.3) Sono indicato quale RPA di una registrazione a protocollo, ma il documento è relativo ad una attività non di mia competenza, cosa faccio ?
Ho almeno due possibilità:
- se so chi se ne occupa, posso agire un “nuovo RPA” (da menu orizzontale, nella parte alta dello schermo);
- se non lo so, posso cliccare su “Rigetta” (sempre nello stesso menu orizzaontale) in questo modo il personale della UOP che ha effettuato la prima assegnazione, viene nuovamente chiamata in gioco e proverà una nuova assegnazione;
Non deve impressionare l’espressione “Rigetto” è normale che non tutte le assegnazioni siano “corrette” e che abbiano necessità di più interazioni.
2.4) Risulto RPA di un documento registrato a protocollo, perchè non ho ricevuto la email di notifica ?
Possono essere almeno due i motivi per i quali non si è ricevuta la email di notifica con la quale ci viene comunicato che siamo RPA o CC i di un documento registrato in Titulus:
- chi ha gestito la scheda ha inavvertitamente “defleggato” l’indicazione “invia email di notifica”
- la nostra casella email ha problemi di ricezione.
Si ricorda comunque che la email di notifica è una cortesia, predisposta per agevolare l’accesso a Titulus. La verifica dei documenti a noi assegnati può avvenire, comunque, consultando la home page di Titulus, nella parte inferiore della videata.
2.5) Perchè non vedo un protocollo per il quale - mi dicono - sono RPA ?
Il documento potrebbe essere stato anche repertoriato ed io non sono abilitato a vedere quel repertorio.
Il documento è riservato / altamente confidenziale ed io non sono abilitato alla visione di documenti con queste caratteristiche.
Chi ha effettuato l’assegnazione ci ha ripensato ed ha cambiato RPA “prima” che voi lo vedeste, lasciando invece invariati gli assegnatari in CC. Loro continuano a vederlo ma voi, entrando con il link che avete ricevuto, non vedete più il documento in oggetto.
2.6) Sono CC in una registrazione e vorrei mettere in cc anche un’altro collega, posso ?
Certamente, nella sezione Copia conoscenza, clicca sul bottone +
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