A differenza del fascicolo di procedimento il fascicolo di persona non ha vincoli di classificazione ma solo di titolo = Titolo VII
Può essere alimentato da tutti gli operatori abilitati alla gestione di questo fascicolo.
Un fascicolo personale viene creato alla data di assunzione della persona e resta valido fino alla data di cessazione.
In caso di mobilità esterna il contenuto del fascicolo personale deve essere inviato all’ente di destinazione.
Il fascicolo del personale contiene tutti i documenti che possono interessare la carriera giuridico-economica, nonché la posizione previdenziale del dipendente intestatario. Sono inseriti, inoltre, i provvedimenti disciplinari.
In ogni caso gli atti contenuti nel fascicolo sono esclusivamente riferiti al dipendente intestatario del fascicolo.
Fascicolo personale
Al Politecnico di Milano i fascicoli di persona possono essere riferiti a tre tipologie di personale: PERSONALE DOCENTE, PERSONALE TECNICO AMMINISTRATIVO, RICERCATORI
Nel 2024, con la collaborazione di archivisti della Cooperativa Archivisti e Bibliotecari (CAeB), si sono effettuate verifiche sul contenuto dei fascicoli esistenti e si sono avuti momenti di confronto con i colleghi dei servizi AURO coinvolti, per arrivare a definire delle check-list relative alla documentazione «minima» che ci si aspetta di trovare all’interno di ciascun fascicolo, per ciascuna tipologia di personale.
L’analisi della documentazione contenuta in queste tipologie di fascicoli è finalizzata anche a valutazioni relative alle tempistiche di conservazione, proprie della documentazione nativa digitale.
Fascicolo di studente
La seconda tipologia di fascicolo con caratteristiche diverse da quelle del fascicolo di provvedimento è il fascicolo di studente.
Anche qui differenza del fascicolo di procedimento il fascicolo di persona non si hanno vincoli di classificazione ma solo di titolo = Titolo V
Può essere alimentato da tutti gli operatori abilitati alla gestione di questa tipologia di fascicolo.
E’ in corso la valutazione e l’analisi puntuale di tutta la documentazione afferente al fascicolo di studente, partendo dalla valutazione dei data-base che contengono le informazioni di carriera.
La condivisione dei risultati di queste analisi sarà oggetto di prossimi incontri formativi.
Il contenuto di un fascicolo personale
Per gli operatori abilitati a Titulus, a questo link sono disponibili le checklist per una verifica sulla completezza dei fascicoli del personale.
attenzione
I dati sullo stato di salute e altri dati sensibili, così come le richieste di ferie, permessi ecc., sono conservati separatamente in fascicoli definiti “di procedimento”.