«Tutti i documenti registrati nel sistema di protocollo informatico, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, devono essere riuniti in fascicoli. Il Piano di fascicolazione è un allegato al Manuale di gestione e rappresenta lo strumento per l’assegnazione, a classificazione avvenuta, del fascicolo di riferimento.»
Per obbligo di legge un soggetto produttore (nel nostro caso il Politecnico di Milano) deve avere cura della produzione, gestione e conservazione dei documenti costitutivi i propri archivi.
Gli archivi amministrativi si contraddistinguono per la loro trasversalità: sono al tempo stesso beni culturali e strumenti di efficienza giuridica, amministrativa e operativa.
L’art. 41 del CAD, al comma 2-bis, dispone che il fascicolo informatico sia realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento e dagli interessati.
Alcuni riferimenti normativi
- D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 – Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa
- DPCM 31 ottobre 2000 – Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428
- D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 – Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137
- D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 – Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD)
- Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici AgID – Roma, 9 settembre 2020
Nella sezione Normativa di questo Manuale si trovano altre indicazioni di riferimento.