I tempi della fascicolazione

La fascicolazione, a differenza della protocollazione, è un processo riflessivo, organizzativo che può e/o deve essere programmato:

-Verrà definita una tempistica per definire il piano di fascicolazione di ciascuna UOR (o struttura), ad esempio entro il mese di gennaio di ciascun anno solare;

-Verrà verificata la corrispondenza tra classificazione (titolo e classe) dei fascicoli disponibili e classificazione dei documenti da fascicolare;

-Verrà valutata la possibilità di inserire un documento in un «fascicolo di procedimento» o «di persona»;

-Dopo aver effettuato la «fascicolazione principale» verrà valutata la possibilità (non è un obbligo) di effettuare un «copia in fascicolo» in altri fascicoli;

Ovviamente, dopo aver organizzato le attività, le operazioni di fascicolazione posso svolgersi quotidianamente, con diligenza.

Ma in caso di dubbio è sempre meglio approfondire e non forzare la fascicolazione, per una ingiustificata urgenza.

Quali sono gli step per una corretta fascicolazione?

Si fascicola per poter «mostrare» («ostendere») tutta la documentazione relativa ad un procedimento o all’attività lavorativa di una persona presso un ente. La fascicolazione si agisce inserendo un documento in un fascicolo = questa è la fascicolazione principale.