In questa guida rapida sono raccolte in breve le informazioni presenti all’interno del Manuale di Gestione per consentire una più agevole navigazione e una risposta a colpo d’occhio sulle procedure e sulle tematiche più frequenti.

Scopri il Settore Posta

Scopri il Settore Protocollo

Scopri il Settore Archivio

Settore Posta

Il settore Posta garantisce la distribuzione della corrispondenza a tutta la comunità politecnica (Personale Docente e Tecnico-Amministrativo, compresi dottorandi, assegnisti e ditte che svolgono attività presso l’Ateneo) su circa 90 punti-consegna.

La gestione della posta tracciata (buste e pacchi) utilizza un software (eW Traking) che consente, in modalità paperless, di avere traccia di chi ritira effettivamente la posta (portineria di dipartimento o addetto interno alla posta) e di inviare contestualmente una email di notifica al destinatario finale.

  • Orari e modalità di accesso

    Lo sportello del front-office del settore Posta è aperto dalle 9 alle 17 in orario continuato, da lunedì a venerdì, presso l’Edificio 3, piano seminterrato in Piazza Leonardo Da Vinci, 32.

    Il servizio è contattabile via telefono al numero interno +2030, oppure per email all’indirizzo e-mail posta@polimi.it

    La Posta del Politecnico garantisce le consegne interne entro il giorno successivo alla presa in carico, osservando i seguenti orari:

    • 8-10 = consegna/ritiro presso le strutture del campus Leonardo (posta commerciale)
    • 10.30-12-30 = consegna/ritiro presso le strutture del campus Bovisa (posta commerciale)
    • 13.30-16 = consegna/ritiro presso le strutture del campus Leonardo (pacchi interni)

    Allo sportello è attivo inoltre il front-office del protocollo, da lunedì a venerdì dalle 9.30 alle 12.30 e dalle 13.30 alle 16, dove è possibile consegnare istanze indirizzate al Politecnico in forma cartacea.

  • Chi accede al servizio

    Il servizio è riservato alla comunità del Politecnico di Milano (Personale Tecnico Amministrativo, Personale Docente o studenti) per la corrispondenza e i pacchi di natura istituzionale o professionale, quali ad esempio:

    • buste con documentazione amministrativa
    • oggetti acquistati per attività di didattica e ricerca
    • riviste cartacee
    • doni e campioni (per la partecipazione a bandi di gara).

    Vengono ritirati pacchi, plichi e buste, purché siano indirizzati alla comunità politecnica. Presso il servizio Posta di Ateneo non è previsto il recapito di plichi di natura personale, eventuali eccezioni a questa regola devono essere concordate con il capo servizio.

    Tutti i documenti consegnati a mano, nel caso siano sprovvisti di busta, verranno inseriti in buste e associate ad un numero progressivo di consegna.

  • Ricezione e spedizione di corrispondenza o pacchi

    Una sintesi delle principali attività dell’ufficio Posta:

    Ricevere al Politecnico

    Il servizio Posta riceve quotidianamente corrispondenza e pacchi destinati alla numerosa comunità politecnica.

    Il servizio di posta interna consegna quotidianamente la corrispondenza ricevuta in circa 90 punti dislocati tra gli edifici dell’Ateneo, nelle sedi di Leonardo e Bovisa. I punti consegna, dove è possibile ritirare oggetti postali destinati al personale o alle strutture di Ateneo, sono facilmente identificabili all’interno delle portinerie. Solo in casi eccezionali, da concordarsi con il capo servizio, potranno essere previste consegne personali presso la struttura del destinatario.

    In caso di urgenza nel ritiro è possibile passare al front-office posta durante gli orari di apertura e – muniti di documento identificativo o di delega – è possibile ritirare direttamente l’eventuale pacco in consegna. Di seguito si riporta la delega per predisporre il ritiro: scarica la delega generica.

    Per pacchi molto voluminosi ci si riserva la valutazione dell’eventuale consegna interna con altra modalità.

    E’ possibile “non ritirare” merce destinata a strutture ubicate al civico 32 di Piazza Leonardo da Vinci, solo se in presenza di una comunicazione scritta che dia disposizione a riguardo (ad es. DCMC chiede che non siano ritirati i pacchi a loro destinati perché potrebbero aver bisogno di tempestivi accorgimenti di conservazione).

    Durante i periodi di chiusura (vacanze natalizie e settimana di ferragosto) Poste Italiane lascia avvisi di giacenza per le raccomandate in consegna. Di seguito si riporta un esempio di  Avviso di Giacenza di Poste Italiane. Verranno definite con i singoli destinatari le modalità di recupero del materiale oggetto di avviso di giacenza.

    Spedire dal Politecnico

    Il settore Posta cura l’invio della posta in uscita dell’Amministrazione Centrale e per numerose strutture dipartimentali.

    Il Politecnico ha stipulato due contratti per la posta in uscita:

    • Poste Italiane = per invii di piccole o medie dimensioni, entro i 2 kg.
    • DHL = per invii voluminosi o di peso superiore ai 2 kg.

    Nell’ambito del recapito della “posta interna” dalla sede Leonardo alle sedi territoriali, si utilizza il corriere DHL con una frequenza di 2 volte alla settimana.

    Si rinvia alla sezione Posta in uscita per maggiori dettagli sulle procedure di invio.

Settore Protocollo

L’attività principale del settore Protocollo è garantire la registrazione della documentazione in arrivo (formato cartaceo o digitale) nel registro di protocollo informatico di Ateneo nella giornata di consegna, con il termine ultimo delle ore 16 per ogni tipologia di supporto.

Il settore Protocollo, quale Unità Organizzativa di registrazione a Protocollo centrale (UOP), gestisce la corrispondenza in entrata destinata alle aree dell’Amministrazione Centrale, dei Dipartimenti dell’Ateneo ed a tutte le strutture territoriali periferiche.

  • Orari e modalità di accesso

    Il front-office del settore Protocollo è accessibile dal lunedì al venerdì dalle 9.30 alle 12.30 e dalle 13.30 alle 16.00, presso l’Edificio 3, piano -1, in Piazza Leonardo da Vinci 32.

    Le comunicazioni in entrata pervenute entro le ore 16:00 verranno gestite e protocollate in giornata. Tutte le comunicazioni pervenute oltre tale orario verranno gestite il giorno lavorativo seguente.

    Per richiedere assistenza è possibile interagire con gli operatori del Protocollo tramite e-mail all’indirizzo protocollo@polimi.it, telefonicamente al numero interno +2062, oppure tramite ticket aprendo opportuna coda OTOBO da Servizi online.

    Per consegnare documentazione cartacea da protocollare, recarsi allo sportello durante gli orari di apertura. L’operatore ritirerà qualsiasi busta, preferibilmente chiusa, indirizzata al “Politecnico di Milano” e rilascerà una ricevuta, riportante un numero progressivo e la data di ricezione: questo non è il numero di protocollo, ma una ricevuta per il mittente. Il numero di protocollo verrà assegnato successivamente, associato alla documentazione consegnata e comunicato alle strutture interessate.

    Le istanze di pubblicazione all’Albo di Ateneo pervenute in bozza entro le ore 15.45  verranno gestite in giornata. Oltre tale orario, la pubblicazione verrà rimandata al giorno lavorativo seguente.  La pagina web del nostro albo ufficiale viene aggiornata alle ore 9 / 11 / 13 / 15 / 17. 

  • A chi è destinato il servizio

    I destinatari ed abilitati al registro di protocollo (Titulus) sono figure amministrative con particolari funzioni gestionali, appartenenti sia ai ruoli del Personale Tecnico Amministrativo che Docente (Presidi, Direttori di dipartimento, delegati).

    Assegnazione dei protocolli in entrata per conto del Responsabile di Procedimento (RPA) del documento

    Il Politecnico di Milano è organizzato in un’unica area organizzativa omogenea (AOO) composta dall’insieme di tutte le strutture dell’Ateneo: i servizi delle aree dirigenziali (comprese le scuole ed i laboratori), le strutture dipartimentali e i poli territoriali.

    L’UOP (Unità Organizzativa di registrazione di Protocollo) del Servizio Mail, Registration Office and Archive cura l’assegnazione del documento ricevuto in Ateneo tramite posta cartacea, PEC o e-mail ordinaria,  in base alle indicazioni del mittente. Nei casi di indicazioni generiche, le assegnazioni verranno effettuate sulla base di indicazioni fornite dai servizi delle aree dirigenziali, dall’analisi di precedenti già trattati, nonché dalla normativa vigente. Il documento viene così assegnato ad opportuno RPA e Operatori/Copie Conoscenza.

    E’ compito dell’RPA, una volta ricevuta notifica di assegnazione, visionare il documento e accettarlo (senza eseguire altre azioni), oppure scartarlo tramite l’apposita funzione “Rigetta”, oppure assegnarlo ad altra persona tramite l’apposito pulsante “Nuovo RPA” o aggiornare gli Operatori e gli utenti in Copia Conoscenza.

    Assistenza per gli operatori abilitati a Titulus

    Oltre all’assistenza immediata tramite mail o telefono, è possibile richiedere assistenza su specifiche tematiche tramite ticket OTOBO da Servizi Online:

  • Come usare l’applicativo Titulus

    Titulus è il sistema informativo di gestione documentale e protocollo informatico realizzato dal Consorzio Interuniversitario CINECA per le esigenze delle università italiane e adottato dal Politecnico di Milano dal 2005.

    Usare il sistema di protocollazione Titulus 5

    Il servizio SMRA ha preparato diversi video tutorial e slide formative consultabili a questa sezione: Tutorial utilizzo Titulus 5

    In questo manuale di gestione, inoltre, è disponibile una sezione di approfondimento sull’utilizzo delle principali funzioni del sistema di protocollazione.

    Per ogni altro dubbio o perplessità è possibile consultare la sezione FAQ

    Alcune brevi istruzioni operative 

    Di seguito sono consultabili le procedure “rapide” per svolgere operazioni in completa autonomia:

Settore Archivio

Nell’archivio di deposito confluiscono i documenti amministrativi relativi ad affari chiusi, provenienti da tutte le strutture di Ateneo (Amministrazione Centrale, Dipartimenti e Poli). La documentazione si divide in:

  • documenti a conservazione illimitata: questi rimarranno in Archivio di Deposito per 40 anni, per poi confluire nella sezione “Archivio Storico” (Campus Life Division – Librarian Services and Archives Unit);
  • documenti a conservazione limitata di 5, 10 o più anni (secondo la legislazione vigente): questi non arriveranno mai alla sezione “Archivio Storico”, ma verranno scartati nei tempi prescritti secondo apposita procedura.

  • Orari e modalità di accesso

    La documentazione conservata presso l’Archivio di Deposito è accessibile esclusivamente al personale interno all’Ateneo (Personale Tecnico Amministrativo o Personale Docente), generalmente qualificato come “operatore Titulus”, per la gestione di istanze di natura amministrativa.

    L’accesso all’archivio di deposito è su appuntamento dalle 8:30 alle 12:30 e dalle 13:30 alle 16:00 all’Edificio 1 (Rettorato), piano seminterrato. L’ufficio è contattabile telefonicamente ai numeri interni + 2130, + 2063 e + 2035 oppure tramite e-mail all’indirizzo archiviodeposito@polimi.it.

    Le richieste di consultazione o di versamento di documentazione amministrativa presso l’Archivio di Deposito sono gestite in modalità ticket OTOBO dalla apposita sezione dei Servizi Online.

  • Conservazione e scarto dei documenti amministrativi

    Terminata la permanenza negli uffici (la cosiddetta stagione dell’Archivio corrente, ovvero relativo agli affari in corso di trattazione) la documentazione amministrativa cartacea può essere versata presso l’Archivio di Deposito, dove rimarrà a disposizione delle strutture dell’Ateneo secondo il Massimario di conservazione di Ateneo.

    Al termine della tempistica indicata da massimario, la documentazione amministrativa verrà scartata a norma di legge. L’Archivio di Deposito cura le procedure di scarto della documentazione amministrativa per tutto l’Ateneo.

    La documentazione a conservazione illimitata invece, una volta raggiunto il termine di 40 anni dalla conclusione del procedimento o dell’affare al quale fa riferimento, verrà trasferita alla sezione dell’Archivio Storico e diventerà consultabile a fini di studio o valorizzazione.

    Per richiedere un versamento in Archivio di Deposito occorre aprire un ticket di assistenza OTOBO dalla apposita sezione dei Servizi Online, allegando il corrispondente modulo. Per maggiori informazioni si rimanda alla sezione Tenuta e scarto di documenti di questo manuale.

  • Consultazione di documentazione amministrativa

    La documentazione amministrativa cartacea conservata in Archivio di Deposito può essere consultata per fini amministrativi dal personale afferente ai servizi dell’Ateneo tramite apertura di un ticket di assistenza OTOBO a partire dalla sezione dedicata dei Servizi Online.

    La serie documentale dedicata ai Verbali degli Organi Collegiali (Consiglio di Amministrazione, Senato Accademico, Consigli e Giunte di Facoltà…) a partire dal mandato rettorale del prof. Massa (1987) è disponibile per la consultazione online da sistema di gestione documentale Titulus. Per maggiori informazioni si rimanda alla apposita sezione Recupero digitale di documenti analogici di questo manuale.

-15 Aprile 2025 12:54 (ultima modifica)