Dal 2011 il Politecnico di Milano si dota di diversi mezzi di corredo archivistici per presidiare le attività e le giacenze del proprio archivio di deposito.

La mappatura degli archivi, composta da topografico e censimento delle unità archivistiche, unitamente al piano di conservazione, sono considerati i principali strumenti per un’efficace organizzazione e razionalizzazione dell’archivio di deposito, estremamente utili per un puntuale reperimento degli atti oltre che per una coerente conservazione, spostamento o smaltimento dei documenti di natura amministrativa.

Tali strumenti creano un inventario strutturato dei materiali d’archivio, mettendo in risalto la loro ubicazione e le caratteristiche rilevanti. Una mappatura efficace, se mantenuta costantemente aggiornata e viva, aiuta a organizzare, custodire e rendere accessibili le informazioni contenute negli archivi.

Il topografico permette di evidenziare le disponibilità fisiche degli spazi dedicati all’archivio, descrivendone la consistenza in metri lineari. Nel topografico viene indicato con una sigla ogni elemento che costituisce l’archivio (pareti, armadi, colonne, ripiani, ecc), e vengono riportate le quantità delle unità depositate in ciascun elemento, in modo da evidenziare lo spazio occupato e quello disponibile.

Il censimento delle unità archivistiche permette di rilevare dettagliatamente il contenuto di ogni ripiano e predisporre un elenco contenente gli elementi identificativi indicati su ciascun faldone. Le caratteristiche riportate nel censimento sono:

  1. collocazione, come citata da topografico;
  2. contenuto dell’unità con eventuale indicazione del soggetto produttore;
  3. estremi cronologici per anni;
  4. tipologia dell’unità di conservazione (faldone, cartelletta, scatola, raccoglitore…);
  5. classificazione o tipologia documentale;
  6. durata di conservazione (da piano di conservazione);
  7. eventuali note.

Il primo strumento ad essere stato adottato dal Politecnico di Milano è il censimento delle unità archivistiche presenti in archivio di deposito in sede centrale (Leonardo), aggiornato al 2020 nella sua seconda versione.

Contemporaneamente si concludeva la valutazione e la descrizione della documentazione amministrativa del Polo Territoriale di Como, in fase di chiusura.

Nel corso del 2021 è stato perfezionato il topografico e il censimento della sede archivistica di Sesto Ulteriano.

Infine, nel 2025 è stata ultimata la mappatura del deposito delle serie documentali di pertinenza degli affari generali e organi collegiali.

L’archivio di deposito del Politecnico di Milano, inoltre, si avvale di elenchi di corredo dedicati alle serie archivistiche (es. fascicoli del personale, fascicoli degli studenti, ecc.) dove si evidenzia il vincolo archivistico, il nesso logico che collega i documenti dell’archivio tra loro e al soggetto produttore. In questi elenchi è mostrata la segnatura archivistica, ovvero un codice alfanumerico che identifica univocamente l’unità archivistica appartenente alla serie documentale, oltre a eventuali annotazioni utili per la gestione di archivio (consultazioni, trasferimenti, ecc.). Gli elenchi a corredo, mantenuti in costante aggiornamento, sono uno strumento fondamentale per garantire un efficace accesso agli atti e un’ottimale organizzazione logistica.

Nel 2021 il Politecnico di Milano ha predisposto il “Piano di conservazione generale per gli atti prodotti dal Politecnico di Milano”, integrato con il “Titolario di classificazione Unico”, già in vigore dal 2014.

Il piano di conservazione degli archivi, o massimario di scarto, è lo strumento che disciplina il ciclo di vita dei documenti e i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e le tempistiche minime di conservazione dei documenti.

I lavori – che si sono svolti mantenendo sempre aggiornata la Soprintendenza Archivistica e Bibliotecaria per la Lombardia – hanno visto coinvolti gli archivisti della Cooperativa CAeB (Locatelli, Sanzone e Scognamiglio) e la responsabile del sistema documentale del Politecnico.

La Soprintendenza Archivistica e Bibliotecaria per la Lombardia ha avuto modo di esprimere soddisfazione nell’apprendere che la nostra istituzione si stava dotando di uno strumento di tutela così importante.

Per approfondimenti sulle operazioni di conservazione e scarto di documentazione amministrativa si rimanda alla sezione dedicata.

Il titolario di classificazione integrato

Il DPR 445/2000 prevede che le pubbliche amministrazioni adottino il proprio piano di conservazione, congiuntamente al titolario di classificazione. Tale strumento permette di evitare l’accumulo di unità archivistiche che, una volta oltrepassati i termini minimi di conservazione, hanno esaurito ogni valore giuridico o utilità amministrativa e pertanto possono essere distrutti. Il Titolario di Classificazione Unico è stato adottato nel 2014 e organizza i documenti secondo una struttura ad albero, definita sulla base della organizzazione funzionale dell’Ateneo.

“La conservazione dei documenti ha lo scopo di tutelare i diritti dell’Ateneo, del personale, degli studenti o di coloro che sono titolari di legittimi interessi e allo stesso tempo di preservare la memoria storica.Il Piano di conservazione rappresenta lo strumento per la gestione archivistica del documento cartaceo.Si tratta di uno strumento tecnico il cui obiettivo è quello di definire un quadro certo di adempimenti in materia di gestione degli archivi e dare un’indicazione di massima al fine di avviare una valutazione sulle proposte di scarto e di conservazione. Il Piano prende in esame i documenti prodotti e ricevuti dall’Ateneo nell’espletamento delle sue funzioni, con l’indicazione dei tempi di conservazione consigliati in base al periodo di prescrizione previsto dalla normativa. Le informazioni contenute nel Piano consentono di valutare se l’esaurimento dell’utilità giuridico-amministrativa del documento è stato raggiunto, oppure se è assente un interesse come fonte storica del documento o di un’intera serie archivistica (i tempi indicati nel Piano sono sospesi in caso di contestazioni o azioni giudiziarie e possono essere attuati solo dal momento della chiusura della vertenza). Grazie a questo strumento, inoltre, sarà possibile gestire al meglio i versamenti della documentazione in Archivio di deposito (ovvero quella relativa ai procedimenti conclusi, da conservare per l’azione amministrativa e per ricerche future), identificare la documentazione da conservare permanentemente e velocizzare le operazioni di scarto alla scadenza dei termini di conservazione.Il Piano che segue nasce da un confronto diretto con altri strumenti simili, messi a punto in questi anni da altri atenei, che hanno permesso l’attribuzione alle diverse tipologie di documenti del valore amministrativo (svolgimento della sua missione istituzionale), giuridico (interessi, diritti e doveri di soggetti pubblici e privati che operano nell’Ateneo) e storico (testimonianza e memoria dell’attività delle attività istituzionali svolte nell’Ateneo). È stato infatti adottato l’impianto del modello generale di piano proposto da questi stessi studi (principalmente quello dell’Università degli studi di Firenze, pubblicato nel 2018), adattando le voci dell’elenco all’articolazione del piano di classificazione vigente nell’Ateneo e derivato dall’adozione dello standard Titulus ’97.” (dalla relazione tecnica CAeB – dott.ssa Sanzone)

-6 Marzo 2026 12:49 (ultima modifica)