Come si fascicola in Titulus

Per fascicolare uno o più documenti è opportuno procedere alla «fascicolazione principale», quella caratterizzata dall’azione «fascicola».

Bisognerà prestare particolare attenzione alla classificazione e al RPA del documento.

Se il fascicolo ha classificazione o RPA diversa dal documento, sarà opportuno controllare se esiste un fascicolo, nei fascicoli della stessa UOR, che abbia classificazione uguale a quella del documento che si sta trattando.

Il campo classificazione o il campo RPA sono campi «modificabili» quindi è previsto che possano subire modifiche.

Bisognerà cliccare su «fascicola», consapevole che il documento cambierà classificazione o RPA e assumerà quella del fascicolo e ignorare la possibilità di effettuare una «COPIA IN FASCICOLO» perché ora si sta eseguendo una «fascicolazione principale».

L’azione «copia in fascicolo» dovrà essere agita SOLO DOPO aver effettuato la fascicolazione principale, se necessaria.

AZIONI da EVITARE nell’ambito della «fascicolazione principale» di FASCICOLO di PROCEDIMENTO

• Creare dei «sotto» fascicoli: la creazione di sotto-fascicoli è legittima, ma crea problemi sia nel riconoscimento dei diritti sui sotto-fascicoli. Si consiglia una articolazione dell’oggetto: ad esempio: «Prof. Nobel – contratto QWT – 2024»
•   Effettuare un «copia in fascicolo» di un documento che non ha ancora subito la «fascicolazione principale». Questa scelta – che può apparire senza conseguenze perché non cambia nulla nelle responsabilità del documento,  se effettuata PRIMA della «fascicolazione principale», non assolve all’obbligo di fascicolazione (i documenti risulteranno ancora «da fascicolare») e se ne auspica l’uso come scelta successiva alla fascicolazione nel «fascicolo principale».

Un corretto uso di questa funzione è il rapporto tra fascicolo di procedimento (concorsuale) ed i «copia in fascicolo» nei fascicoli del personale delle persone coinvolte in questo affare.